Recherche-Ratgeber · Buchhaltung/Rechnung

Jahresende-Checkliste 2026 für Selbstständige: Was bis 31. Dezember und im Januar zu tun ist

Recherche-Ratgeber · Stand Oktober 2026 · kein Praxistest · veröffentlicht 27.10.2026 · 7 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Buchhaltung & Rechnungen für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Rund um den Jahreswechsel entscheiden ein paar Termine darüber, in welches Jahr Einnahmen und Ausgaben fallen, ob du 2027 noch Kleinunternehmer bist und ob ein früher gebildeter Investitionsabzugsbetrag hält. Diese Checkliste bündelt die Punkte, die Freelancer im November und Dezember 2026 und im Januar 2027 prüfen sollten, und verweist für die Details auf unsere ausführlichen Ratgeber. Sie beruht auf den Gesetzestexten und Angaben der Finanzverwaltung, Stand Oktober 2026. Sie ist eine Recherche, kein Praxistest und keine Steuerberatung; was für dich gilt, hängt von deinem Einzelfall ab.

Kurzantwort

Bis 31. Dezember 2026: geplante Arbeitsmittel bis 800 € netto liefern lassen, einen Investitionsabzugsbetrag aus 2023 durch die Anschaffung einlösen, Kundengeschenke getrennt aufzeichnen und den Umsatz 2026 für den Kleinunternehmer-Status 2027 prüfen.
Vor dem 10. Dezember 2026: Ist dein Gewinn 2026 deutlich gesunken, kannst du beim Finanzamt beantragen, die Einkommensteuer-Vorauszahlungen anzupassen.
Bis 8. Januar 2027: Umsatzsteuer für Dezember (ohne Dauerfristverlängerung) bezahlen, wenn sie in der EÜR noch als Ausgabe 2026 zählen soll.
Ab 1. Januar 2027: Buchungsbelege aus 2018 und früher dürfen grundsätzlich weg; für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz gilt die Pflicht, im Inland an Unternehmen E-Rechnungen auszustellen.

1. Anschaffungen: Lieferung bis Silvester

Arbeitsmittel, die selbstständig nutzbar sind und höchstens 800 € netto kosten, sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) nach § 6 Abs. 2 EStG und im Jahr der Anschaffung voll absetzbar. Als Jahr der Anschaffung zählt nach § 9a EStDV das Jahr der Lieferung, nicht der Bestellung oder Zahlung. Ein Monitor, der am 30. Dezember bestellt und am 2. Januar geliefert wird, ist also eine Anschaffung 2027.

Computer, Notebooks, Tablets, Monitore und Zubehör darfst du laut BMF-Schreiben vom 22.02.2022 unabhängig vom Preis mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abschreiben. Für andere bewegliche Wirtschaftsgüter über 800 € netto, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, ist eine degressive Abschreibung von bis zu 30 % möglich; im ersten Jahr aber nur monatsgenau. Ein Kauf im Dezember bringt deshalb nur einen Monat Abschreibung. Kaufe nichts nur wegen der Steuer: Eine Ausgabe senkt den Gewinn, kostet aber trotzdem Geld. Details, Sammelposten und Beispiele stehen im Ratgeber Laptop, Monitor & Co. absetzen.

2. Investitionsabzugsbetrag aus 2023 prüfen

Mit dem Investitionsabzugsbetrag (IAB) nach § 7g EStG ziehst du bis zu 50 % der Kosten einer geplanten Anschaffung schon vorab vom Gewinn ab. Investieren musst du bis zum Ende des dritten Wirtschaftsjahres nach dem Abzugsjahr. Für einen IAB, den du für 2023 geltend gemacht hast, endet diese Frist am 31. Dezember 2026.

Bleibt die Investition aus, wird der Abzug im Jahr 2023 rückgängig gemacht, auch wenn der Bescheid schon bestandskräftig ist, und es können Nachzahlungszinsen anfallen (§ 7g Abs. 3 EStG, § 233a AO). Prüfe also in deiner Steuererklärung 2023 oder mit deiner Steuerberatung, ob ein solcher Betrag offen ist. Ein neuer IAB für eine Anschaffung in den nächsten Jahren wird dagegen erst mit der Erklärung für 2026 geltend gemacht. Regeln, Gewinngrenze und Rechenbeispiel: Investitionsabzugsbetrag für Freelancer.

3. Kleinunternehmer-Status für 2027

Ob du 2027 die Kleinunternehmerregelung nutzen darfst, entscheidet dein Gesamtumsatz 2026: höchstens 25.000 € netto, gerechnet nach Geldeingang (§ 19 Abs. 1 UStG). Eine Zahlung, die erst im Januar eingeht, zählt also zum Umsatz 2027. Liegt der Umsatz 2026 darüber, gilt ab 1. Januar 2027 die Regelbesteuerung: Rechnungsvorlage umstellen, Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben. Leistungen, die du noch 2026 erbracht hast, bleiben dabei steuerfrei, auch wenn der Kunde erst 2027 zahlt. Alles Weitere, auch zum umgekehrten Wechsel, steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung: die Grenzen.

4. Einkommensteuer-Vorauszahlungen vor dem 10. Dezember

Die letzte Vorauszahlung des Jahres ist am 10. Dezember fällig (§ 37 EStG). Die Höhe richtet sich in der Regel nach dem zuletzt veranlagten Jahr. Ist dein Gewinn 2026 deutlich niedriger, kannst du beim Finanzamt beantragen, die Vorauszahlungen herabzusetzen, zum Beispiel über ELSTER, am besten mit einer aktuellen Gewinnübersicht. Ob und wie weit es anpasst, entscheidet das Finanzamt. Umgekehrt gilt: Lief das Jahr deutlich besser, lege die zu erwartende Nachzahlung zurück. Mehr dazu in Einkommensteuer-Vorauszahlungen und Steuerrücklage für Selbstständige.

5. Altersvorsorge-Beiträge: Zahlung bis 31. Dezember

Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, zu einem berufsständischen Versorgungswerk und zu einer Basisrente (Rürup-Rente) sind Sonderausgaben und zählen in dem Jahr, in dem du sie zahlst (§ 11 Abs. 2 EStG). Wer für 2026 noch eine Einzahlung plant, muss sie also bis Silvester überweisen. Absetzbar sind diese Beiträge zusammen bis zum Höchstbeitrag der knappschaftlichen Rentenversicherung (§ 10 Abs. 3 EStG). Für 2026 sind das 24,7 % der knappschaftlichen Beitragsbemessungsgrenze von 124.800 € (§ 4 SVBezGrV 2026), aufgerundet 30.826 €, bei Zusammenveranlagung 61.652 €. Seit 2023 zählen Beiträge bis zu dieser Grenze zu 100 %. Hast du daneben eine Anstellung mit Rentenversicherung, mindert der steuerfreie Arbeitgeberanteil den Rahmen. Ob eine Basisrente zu dir passt, ist eine Vorsorgefrage, keine reine Steuerfrage; Pflichtbeiträge und die Regeln zur Rentenversicherung stehen in Rentenversicherungspflicht für Selbstständige.

Ähnlich funktionieren Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung für die Basisabsicherung: Auch sie sind Sonderausgaben im Jahr der Zahlung. Zahlst du im Dezember Beiträge für spätere Jahre im Voraus, zählen sie nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 5 EStG noch im Zahlungsjahr, solange sie in der Summe das Dreifache der Beiträge für das laufende Jahr nicht überschreiten; was darüber liegt, wird dem Jahr zugeordnet, für das es gezahlt wurde. Das verschiebt den Abzug nur zeitlich, in den Folgejahren fehlen diese Beiträge dann. Ob deine Krankenkasse oder dein Versicherer Vorauszahlungen annimmt, klärst du vorher direkt dort. Wie sich deine Beiträge berechnen, steht in Krankenversicherung für Selbstständige.

6. Rechnungen und Zahlungen um den Jahreswechsel

Einnahmen: In der Einnahmenüberschussrechnung zählt der Geldeingang (§ 11 EStG). Eine im Dezember gestellte, aber im Januar bezahlte Rechnung ist eine Einnahme 2027.
Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen: Für Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, Miete oder Abos mit festem Termin gilt die 10-Tage-Regel: Sind sie zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar fällig und bezahlt, gehören sie in das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Der 10. Januar 2027 ist ein Sonntag; maßgeblich bleibt trotzdem dieser Tag. Wer die Umsatzsteuer für Dezember 2026 noch als Ausgabe 2026 buchen will, überweist sie am besten bis Freitag, 8. Januar 2027. Mit Dauerfristverlängerung betrifft das stattdessen die Zahlung für November. Ausführlich: 10-Tage-Regel in der EÜR.
Offene Forderungen: Bevor das Jahr endet, offene Kundenrechnungen durchgehen und überfällige Beträge anmahnen (Mahnung schreiben).

7. Kundengeschenke sauber aufzeichnen

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner sind bis 50 € pro Empfänger und Jahr als Betriebsausgabe abziehbar. Das ist eine Freigrenze: Kostet ein Geschenk mehr, entfällt der Abzug ganz. Wer Vorsteuer abzieht, rechnet netto, Kleinunternehmer brutto. Wichtig ist die getrennte Aufzeichnung mit dem Namen der beschenkten Person, sonst entfällt der Abzug auch unter 50 €. Details zur Vorsteuer und zur Pauschalsteuer: Kundengeschenke absetzen.

8. Belege aussortieren und archivieren

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge aus 2018 und früher grundsätzlich vernichtet werden (8 Jahre), Bücher und Jahresabschlüsse aus 2016 und früher (10 Jahre), Geschäftsbriefe aus 2020 und früher (6 Jahre). Ausnahmen gelten unter anderem, solange eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder eine offene Festsetzung läuft, und für Belege zu Anschaffungen, die du noch abschreibst (§ 147 AO). Alle Fristen und die Regeln für elektronische Rechnungen stehen in Belege aufbewahren.

9. E-Rechnung: Stufe 2027 prüfen

E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen schon seit 2025. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 grundsätzlich alle; ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Für die meisten Freelancer bleibt 2027 also noch Zeit, die Umstellung lohnt sich aber vor dem Jahresgeschäft 2028. Die Schritte stehen in der E-Rechnung-Checkliste.

10. Termine im Januar und danach

Datum	Was
10.12.2026	Einkommensteuer-Vorauszahlung 4/2026
31.12.2026	Ende der Investitionsfrist für einen IAB aus 2023; letzter Liefertag für Anschaffungen 2026
11.01.2027 (Mo)	Umsatzsteuer-Voranmeldung Dezember 2026 bzw. 4. Quartal 2026 (regulär 10.01., verschoben)
25.01.2027	Zusammenfassende Meldung Dezember 2026 bzw. 4. Quartal 2026
10.02.2027	Antrag auf Dauerfristverlängerung für Monatszahler (in der Regel bis zu diesem Tag)
01.03.2027	Steuererklärung 2025 mit Steuerberatung

Termine aus unseren Ratgebern zu Steuerterminen 2027 und zur Umsatzsteuer-Voranmeldung. Maßgeblich sind deine Bescheide und die Angaben deines Finanzamts.

Die vollständige Liste für 2027 mit Kalenderdatei findest du unter Steuertermine 2027 für Selbstständige. Die Erklärung für 2026 ist ohne Steuerberatung sieben Monate nach Jahresende fällig; weil der 31. Juli 2027 ein Samstag ist, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag (§ 149 Abs. 2 AO, § 108 Abs. 3 AO).

Die Checkliste zum Abhaken

Umsatz 2026 nach Geldeingang zusammenrechnen und mit der 25.000-€-Grenze vergleichen.
Prüfen, ob in der Steuererklärung 2023 ein Investitionsabzugsbetrag steht, und die Anschaffung bis 31. Dezember 2026 umsetzen.
Benötigte Arbeitsmittel so bestellen, dass sie bis 31. Dezember geliefert sind, und Rechnungen ablegen.
Bei deutlich gesunkenem Gewinn vor dem 10. Dezember die Anpassung der Vorauszahlungen beantragen.
Geplante Einzahlungen in Rentenversicherung, Versorgungswerk oder Basisrente bis 31. Dezember überweisen; zusammen absetzbar bis 30.826 € (Zusammenveranlagung 61.652 €).
Falls du Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge vorauszahlen willst: vorher mit der Kasse klären; im Zahlungsjahr absetzbar bis zum Dreifachen der Beiträge für 2026.
Kundengeschenke mit Empfängernamen getrennt buchen.
Offene Rechnungen anmahnen; Zahlungen zwischen 22. Dezember und 10. Januar für die 10-Tage-Regel markieren.
Umsatzsteuer für Dezember bis 8. Januar 2027 bezahlen, wenn sie noch 2026 zählen soll.
Ab Januar alte Belege nach den Fristen aussortieren, vorher Ausnahmen prüfen.
Buchhaltungsprogramm oder Steuerberatung für die Erklärung 2026 vorbereiten, etwa sevdesk, Lexware Office oder easybill für Rechnungen und Belege.

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FAQ

Was sollten Selbstständige vor dem 31. Dezember erledigen?

Vor allem: Anschaffungen bis 800 € netto bis Silvester liefern lassen, einen Investitionsabzugsbetrag aus 2023 durch die Anschaffung einlösen, Kundengeschenke getrennt aufzeichnen und den Umsatz 2026 für den Kleinunternehmer-Status 2027 prüfen.

Zählt ein Laptop als Ausgabe 2026, wenn ich ihn im Dezember bestelle, er aber im Januar kommt?

Nein. Als Jahr der Anschaffung gilt nach § 9a EStDV das Jahr der Lieferung. Wird der Laptop erst im Januar 2027 geliefert, ist er eine Anschaffung 2027.

Wie viel Rürup- und Rentenbeiträge kann ich 2026 absetzen?

Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, zu Versorgungswerken und zur Basisrente zusammen bis 30.826 €, bei Zusammenveranlagung 61.652 € (§ 10 Abs. 3 EStG). Maßgeblich ist das Jahr der Zahlung, also bis 31. Dezember 2026 überweisen.

Kann ich Krankenversicherungsbeiträge für 2027 schon 2026 absetzen?

Ja, wenn du sie 2026 zahlst und die Vorauszahlungen in der Summe höchstens das Dreifache der Beiträge für 2026 betragen (§ 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 5 EStG). Der Abzug fehlt dann in den Folgejahren; ob die Kasse Vorauszahlungen annimmt, klärst du mit ihr.

Wann verfällt ein Investitionsabzugsbetrag aus 2023?

Investiert werden muss bis zum Ende des dritten auf das Abzugsjahr folgenden Wirtschaftsjahres, bei einem Abzug für 2023 also bis 31. Dezember 2026. Sonst wird der Abzug für 2023 rückgängig gemacht und es können Nachzahlungszinsen anfallen.

Bin ich 2027 noch Kleinunternehmer?

Wenn dein Gesamtumsatz 2026, gerechnet nach Geldeingang, höchstens 25.000 € netto betrug und du 2027 nicht über 100.000 € kommst. Sonst gilt ab 1. Januar 2027 die Regelbesteuerung.