Recherche-Ratgeber · Buchhaltung/Rechnung

Bewirtungskosten absetzen 2026: 70-%-Regel, Bewirtungsbeleg und Vorsteuer für Selbstständige

Recherche-Ratgeber · Stand Oktober 2026 · kein Praxistest · veröffentlicht 25.10.2026 · 7 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Buchhaltung & Rechnungen für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Ein Mittagessen mit einer Neukundin, ein Abendessen nach dem Projektabschluss, Kaffee und Kuchen beim Workshop: Bewirtungen gehören für viele Selbstständige zum Geschäft. Steuerlich gelten dafür strengere Regeln als für andere Betriebsausgaben – und Fehler beim Beleg führen bei Betriebsprüfungen regelmäßig zur Streichung. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und dem BMF-Schreiben zu Bewirtungsbelegen. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Die Grundregel: 70 % abziehbar

Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar – und auch nur, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen gelten. Die übrigen 30 % sind nicht abziehbare Betriebsausgaben. Das Gesetz unterstellt, dass du bei einem Geschäftsessen auch selbst isst und damit private Kosten sparst.

Geschäftlich veranlasst ist eine Bewirtung, wenn Kunden, Interessenten, Geschäftspartner oder deren Mitarbeitende eingeladen werden. Deine eigene Teilnahme gehört zum Geschäftsessen dazu – dein Anteil wird nicht herausgerechnet. Isst du dagegen allein auf Geschäftsreise, ist das keine Bewirtung; dafür gibt es die Verpflegungspauschalen bei Reisekosten.

Was nicht unter die 70-%-Regel fällt

Aufmerksamkeiten in geringem Umfang: Kaffee, Tee, Wasser und Gebäck bei einer Besprechung im eigenen Büro gelten üblicherweise nicht als Bewirtung und sind voll abziehbar.
Bewirtung eigener Arbeitnehmer: Betriebsfeiern oder Arbeitsessen nur mit dem eigenen Team folgen anderen Regeln (voll abziehbar, aber lohnsteuerliche Fragen).
Produkte, die dein Geschäft sind: Ein Caterer, der Probeessen serviert, hat andere Maßstäbe.
Geschenke: Ein Restaurantgutschein für einen Kunden ist kein Bewirtungsaufwand, sondern ein Geschenk. Für Geschenke an Geschäftspartner gilt die Grenze von 50 € pro Empfänger und Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG); Details im Ratgeber Kundengeschenke absetzen.

Pflichtangaben für den Nachweis

Das Gesetz verlangt einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, wenn die Rechnung der Gaststätte beigefügt wird. In der Praxis heißt das:

Teilnehmer: alle Bewirteten namentlich, auch du selbst. „Team Firma X“ reicht nicht.
Anlass: konkret, etwa „Besprechung Website-Relaunch Projekt Y“ oder „Akquisegespräch Social-Media-Betreuung“. „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsgespräch“ ist zu allgemein.
Zeitnah: Die Angaben gehören zeitnah auf den Beleg oder einen Eigenbeleg, nicht erst Monate später zur Steuererklärung.
Getrennte Verbuchung: Bewirtungsaufwand muss laut § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Anforderungen an die Restaurantrechnung

Das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 zum Bewirtungsbeleg präzisiert, wie die Gaststättenrechnung aussehen muss:

Punkt	Anforderung laut BMF
Kassenbeleg	maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet; bei Kassen mit TSE muss der Beleg die TSE-Angaben (u. a. Transaktions- und Seriennummer, ggf. QR-Code) enthalten
Speisen und Getränke	einzeln mit Bezeichnung und Preis; „Speisen und Getränke“ als Sammelposten genügt nicht
Name des Bewirtenden	ab einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 € erforderlich; darf auch handschriftlich vom Gastwirt ergänzt werden
Trinkgeld	nachweisen, etwa durch Quittierung des Gastwirts auf dem Beleg
Digitale Rechnung	möglich; die Angaben zu Anlass und Teilnehmern können digital ergänzt werden, wenn sie mit dem Beleg verknüpft und unveränderbar gespeichert sind

Zusammengefasst aus dem BMF-Schreiben vom 30.6.2021 (abgedruckt im Anhang 16 des Einkommensteuer-Handbuchs). Für Belege aus dem Ausland gelten Erleichterungen.

Ein handschriftlicher Beleg ohne Kassensystem wird nur noch in Ausnahmefällen akzeptiert. Lass dir bei der Bezahlung immer die ausführliche Rechnung geben, nicht nur den Kartenbeleg.

Vorsteuer: voll abziehbar

Die 70-%-Grenze gilt nur für die Einkommensteuer. Die Vorsteuer aus einer angemessenen, ordnungsgemäß nachgewiesenen Bewirtung ist nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG zu 100 % abziehbar. Voraussetzung ist, dass du regelbesteuert bist; als Kleinunternehmer ziehst du gar keine Vorsteuer. Fehlt der Nachweis oder ist die Bewirtung unangemessen, entfällt auch der Vorsteuerabzug.

Seit 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % – ausgenommen Getränke, die weiter 19 % kosten (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Auf einer Restaurantrechnung stehen deshalb meist zwei Steuersätze. Buche sie getrennt.

Beispielrechnung

Ein Geschäftsessen kostet 119,60 € brutto, davon Speisen 74,90 € (7 %) und Getränke 44,70 € (19 %). Die Vorsteuer beträgt 4,90 € plus 7,14 €, zusammen 12,04 €, und ist voll abziehbar. Der Nettobetrag von 107,56 € wird zu 70 % (75,29 €) als Betriebsausgabe gebucht, 30 % (32,27 €) sind nicht abziehbar. Die Zahlen sind ein vereinfachtes Rechenbeispiel ohne Trinkgeld.

Bewirtung in der Buchhaltung

Eigenes Konto: Buchhaltungsprogramme wie sevdesk, Lexware Office oder FastBill haben eigene Kategorien für Bewirtung, die die 70/30-Aufteilung automatisch vornehmen. Prüfe trotzdem, ob die Aufteilung wie erwartet gebucht wird.
Beleg-App mit Notizfeld: Fotografiere den Beleg direkt am Tisch und ergänze Teilnehmer und Anlass digital.
Aufbewahrung: Bewirtungsbelege gehören zu den Buchungsbelegen und unterliegen den Aufbewahrungsfristen nach GoBD.

Häufige Streichungsgründe bei Prüfungen

Sammelposten statt Einzelauflistung der Speisen und Getränke.
Fehlende oder pauschale Teilnehmer- und Anlassangaben.
Nur Kartenzahlungsbeleg, keine Rechnung.
Bewirtungen ohne erkennbaren Geschäftsbezug, etwa regelmäßig am Wochenende mit denselben Personen.
Bewirtungsaufwand nicht getrennt verbucht.

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FAQ

Wie viel von einem Geschäftsessen kann ich absetzen?

70 % der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG); die Vorsteuer ist bei Regelbesteuerung voll abziehbar.

Welche Angaben braucht ein Bewirtungsbeleg?

Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. Bei Gaststätten genügen Anlass und Teilnehmer plus die maschinelle Rechnung mit Einzelpositionen.

Ab wann muss mein Name auf der Restaurantrechnung stehen?

Laut BMF-Schreiben ab einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 €; der Gastwirt darf ihn handschriftlich ergänzen.

Kann ich Kaffee und Kekse für Kunden im Büro voll absetzen?

Übliche Aufmerksamkeiten in geringem Umfang gelten in der Regel nicht als Bewirtung und sind voll abziehbar.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt 2026 im Restaurant?

Seit 1.1.2026 gilt für Speisen 7 %, für Getränke weiterhin 19 %.