Recherche-Ratgeber · Buchhaltung/Rechnung

USt-IdNr. beantragen und prüfen: Anleitung für Freelancer mit EU-Kunden

Recherche-Ratgeber · Stand Oktober 2026 · kein Praxistest · veröffentlicht 31.10.2026 · 7 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Buchhaltung & Rechnungen für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Sobald du Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbringst oder dort einkaufst, taucht eine Nummer immer wieder auf: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr. Sie beginnt in Deutschland mit „DE“ und neun Ziffern und ist nicht dasselbe wie deine Steuernummer. Dieser Ratgeber erklärt anhand der Angaben des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt), wie du die Nummer beantragst, welche Daten du brauchst und wie du die Nummer deiner Kunden prüfst (Stand Oktober 2026, keine Steuerberatung).

Wofür du die USt-IdNr. brauchst

Laut BZSt benötigen Unternehmen, die Lieferungen und Leistungen innerhalb des EU-Binnenmarkts erbringen oder erhalten, eine USt-IdNr. für die Abwicklung. Typische Fälle bei Freelancern:

Du berätst, programmierst oder textest für ein Unternehmen in Österreich, den Niederlanden oder Frankreich. Die Leistung wird dann meist im Land des Kunden besteuert, die Steuer schuldet der Kunde (Reverse Charge). Auf deiner Rechnung müssen beide USt-IdNrn. stehen.
Du kaufst Software oder Dienste bei EU-Anbietern ein und willst ohne ausländische Umsatzsteuer abgerechnet werden.
Du möchtest statt der Steuernummer lieber die USt-IdNr. im Impressum oder auf Rechnungen angeben – das ist zulässig und schützt die Steuernummer vor Missbrauch.

Nicht verwechseln: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist eine weitere, neue Nummer, die das BZSt schrittweise vergibt; sie ersetzt die USt-IdNr. nicht automatisch.

Drei Wege zur Nummer

Das BZSt nennt in seinen FAQ drei Möglichkeiten:

Bei der Gründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung das entsprechende Feld ankreuzen. Das Finanzamt leitet den Antrag ans BZSt weiter.
Online-Antrag über das Formular des BZSt im Formular-Management-System des Bundes.
Schriftlicher Antrag per Kontaktformular oder Post an das BZSt, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis – mit Name und Anschrift, zuständigem Finanzamt und Steuernummer.

Diese Daten brauchst du für den Online-Antrag

das Finanzamt, das für dein Unternehmen zuständig ist,
deine Steuernummer,
die Rechtsform,
bei Einzelunternehmen: Name, Vorname und Geburtsdatum,
bei anderen Rechtsformen: Name des Unternehmens, Postleitzahl und Ort.

Die Angaben werden laut BZSt automatisch mit den Daten abgeglichen, die das Finanzamt übermittelt hat. Voraussetzung ist also, dass du dort bereits umsatzsteuerlich erfasst bist. Direkt nach dem Absenden erhältst du eine Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung.

Zustellung nur per Post

Ein Punkt, der oft für Verzögerungen sorgt: Die USt-IdNr. wird laut BZSt ausschließlich per Post mitgeteilt, nicht per E-Mail oder Telefon. Wer kurz vor einem Projektstart mit EU-Kunden steht, sollte den Antrag also nicht auf den letzten Tag schieben. Eine konkrete Bearbeitungsdauer nennt das BZSt auf den von uns ausgewerteten Seiten nicht; Angaben aus Foren dazu haben wir nicht überprüft.

Die USt-IdNr. deiner Kunden prüfen

Bevor du eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer an einen EU-Kunden schreibst, solltest du dessen Nummer prüfen. Das BZSt bietet dafür ein Bestätigungsverfahren (eVatR) an – online, per Schnittstelle oder telefonisch über dieselbe Datenbank.

Abfrage	Was du erfährst	Was du eingibst
Einfache Bestätigung	Ob die ausländische USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage gültig ist	Eigene DE-USt-IdNr. und die Nummer des Kunden
Qualifizierte Bestätigung	Ob Firmenname (inkl. Rechtsform), Ort, PLZ und Straße mit dem Register des anderen Staates übereinstimmen	Zusätzlich Name, Anschrift des Kunden

Quelle: BZSt, FAQ und eVatR-Seite (Abruf 31.10.2026).

Wichtig: Laut BZSt muss die einfache Bestätigung zwingend vor einer qualifizierten erfolgen. Für eine eigene Abfrage brauchst du außerdem eine eigene deutsche USt-IdNr. – ein weiterer Grund, sie frühzeitig zu beantragen.

Nachweis aufbewahren

Seit 2021 gibt es keinen Ausdruck und keine schriftliche Mitteilung des BZSt mehr. Den Nachweis führst du laut BZSt durch einen Screenshot oder die Übernahme des Ergebnisses in einem allgemein üblichen Format in dein System. Bei Abfragen über die Schnittstelle gilt der empfangene Datensatz als Nachweis. Lege den Screenshot am besten zusammen mit der ersten Rechnung an den Kunden ab und wiederhole die Prüfung bei neuen Aufträgen oder Adressänderungen. Wie lange Belege aufzubewahren sind, steht in Belege aufbewahren nach GoBD.

Was nach der Vergabe auf dich zukommt

Zusammenfassende Meldung: Wer Reverse-Charge-Leistungen an EU-Unternehmen erbringt, meldet diese ans BZSt – laut BZSt bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Details: Zusammenfassende Meldung.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Die Umsätze tauchen auch in deiner Voranmeldung auf.
Rechnungen: Buchhaltungsprogramme wie sevdesk oder Lexware Office haben Felder für die eigene und die Kunden-USt-IdNr. und Textbausteine für den Reverse-Charge-Hinweis. Ob dein Tarif die eVatR-Prüfung direkt integriert, steht in der jeweiligen Dokumentation.

Für Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten gelten andere Regeln; dafür ist das OSS-Verfahren relevant.

Kleinunternehmer und USt-IdNr.

Auch Kleinunternehmer können eine USt-IdNr. beantragen. Sie ist zum Beispiel nötig, wenn du Leistungen von EU-Anbietern beziehst, für die du nach § 13b UStG Steuer schuldest. Ob und wie sich das auf deine Kleinunternehmerregelung auswirkt, solltest du mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung klären.

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FAQ

Wo beantrage ich eine USt-IdNr.?

Beim Bundeszentralamt für Steuern: online per Formular, bei der Gründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder schriftlich an das BZSt in Saarlouis.

Welche Angaben brauche ich als Einzelunternehmer?

Zuständiges Finanzamt, Steuernummer, Rechtsform sowie Name, Vorname und Geburtsdatum.

Bekomme ich die USt-IdNr. per E-Mail?

Nein. Laut BZSt wird die Nummer ausschließlich per Post mitgeteilt.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und qualifizierter Bestätigung?

Die einfache Bestätigung prüft nur die Gültigkeit der Nummer, die qualifizierte zusätzlich, ob Name, Ort, PLZ und Straße zur Nummer passen. Die einfache muss zuerst erfolgen.

Wie weise ich die Prüfung nach?

Per Screenshot oder Übernahme des Ergebnisses in einem üblichen Format; bei Schnittstellenabfragen über den Datensatz des BZSt.