Recherche-Ratgeber · Buchhaltung/Rechnung

Belege aufbewahren: Fristen nach § 147 AO und GoBD für Selbstständige

Recherche-Ratgeber · Stand Okt 2026 · veröffentlicht 18.10.2026 · aktualisiert 31.10.2026 · 8 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Buchhaltung & Rechnungen für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wer selbstständig ist, muss Rechnungen, Belege und andere Unterlagen über Jahre aufbewahren. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege kürzere Fristen, und mit der E-Rechnung ändert sich, in welcher Form archiviert werden muss. Dieser Ratgeber fasst die Regeln zusammen. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Die Fristen nach § 147 AO

Unterlage	Frist	Beispiele
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre	Bilanz, EÜR mit Aufzeichnungen, Journale
Buchungsbelege	8 Jahre (seit 2025)	Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche Korrespondenz

Die Verkürzung von 10 auf 8 Jahre für Buchungsbelege kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Stand Okt 2026.

Wann die Frist beginnt

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden (Fristbeginn 31.12.2026, plus 8 Jahre).

Wann die Frist länger läuft

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist – etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem Einspruchsverfahren. Vor dem Vernichten deshalb prüfen, ob noch Verfahren offen sind. Wie eine Außenprüfung abläuft und welche Mitwirkungspflichten dabei gelten, erklärt der Ratgeber Betriebsprüfung bei Selbstständigen.

Welche Unterlagen darf ich ab 1.1.2027 vernichten?

Zum Jahreswechsel laufen jedes Jahr Fristen ab. Weil die Frist immer am 31.12. des Entstehungsjahres beginnt, endet sie für die folgenden Jahrgänge am 31.12.2026. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen diese Unterlagen grundsätzlich vernichtet werden:

Unterlage	Frist	Darf ab 1.1.2027 weg, wenn entstanden …
Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen)	8 Jahre	2018 oder früher
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare	10 Jahre	2016 oder früher (bei Büchern: letzte Eintragung)
Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe	6 Jahre	2020 oder früher

Die kürzere 8-Jahres-Frist gilt nach der Übergangsregel (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO) für alle Unterlagen, deren alte 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war – also auch für ältere Belege, nicht nur für neue. Ausgenommen sind nur Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Auch § 14b UStG verlangt für Rechnungen inzwischen acht Jahre.

Vor dem Vernichten prüfen: Läuft für das betreffende Jahr noch eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ist ein Steuerbescheid noch offen (Festsetzungsfrist nicht abgelaufen), musst du die Unterlagen weiter aufbewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Belege zu Anschaffungen, die du noch abschreibst, gehören ebenfalls nicht in den Schredder. Papier mit personenbezogenen Daten datenschutzgerecht vernichten (Aktenvernichter oder zertifizierter Entsorger).

Das Aussortieren ist einer von zehn Punkten der Jahresende-Checkliste für Selbstständige – dort stehen auch Anschaffungen, Vorauszahlungen und E-Rechnung zum Jahreswechsel.

Was die GoBD verlangen

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, zuletzt am 14. Juli 2025 geändert, unter anderem wegen der E-Rechnung. Die wichtigsten Anforderungen für Selbstständige:

Unveränderbarkeit: Belege dürfen nach der Erfassung nicht unbemerkt geändert werden können.
Vollständigkeit und Ordnung: Jeder Geschäftsvorfall muss belegt und auffindbar sein.
Zeitgerechte Erfassung: Belege sollen zeitnah erfasst werden.
Lesbarkeit: Unterlagen müssen während der gesamten Frist lesbar gemacht werden können.
Verfahrensdokumentation: Beschreibung, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden.

E-Rechnungen richtig archivieren

Seit 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD). Maßgeblich ist der strukturierte Teil – er muss im Originalformat aufbewahrt werden. Ein PDF-Ausdruck einer XRechnung genügt nicht. Laut der 2. Änderung der GoBD vom 14.07.2025 genügt grundsätzlich die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der PDF-Teil einer hybriden Rechnung wie ZUGFeRD muss zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, etwa Buchungsvermerke. Wer die ZUGFeRD-Datei als Ganzes archiviert, ist auf der sicheren Seite. Mehr im Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Papierbelege scannen und vernichten?

Das „ersetzende Scannen“ ist nach GoBD zulässig, wenn das Verfahren dokumentiert ist und der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt. Dann darf das Papier in der Regel vernichtet werden. Ausnahmen gibt es für Unterlagen, bei denen das Original rechtlich erforderlich ist. Wer unsicher ist, bewahrt Originale weiter auf oder fragt den Steuerberater.

Wie Buchhaltungssoftware hilft

Programme wie Lexware Office, sevdesk oder easybill erfassen und archivieren Belege digital. Für Lexware Office nennt der Anbieter eine GoBD-Prüfung durch Wirtschaftsprüfer (IDW PS 880). Bei der Auswahl eines Tools solltest du prüfen:

Werden E-Rechnungen im Originalformat (XML) gespeichert?
Wie lange bleibt das Archiv nach einer Kündigung zugänglich?
Lässt sich das Archiv vollständig exportieren?

Der letzte Punkt wird oft übersehen: Kündigst du die Software nach drei Jahren, musst du die Belege trotzdem weitere Jahre aufbewahren.

Checkliste

Eingangs- und Ausgangsrechnungen: 8 Jahre
Kontoauszüge: 8 Jahre
EÜR bzw. Jahresabschluss und Aufzeichnungen: 10 Jahre
Angebote und Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre
E-Rechnungen im Originalformat
Verfahrensdokumentation angelegt
Export vor einem Softwarewechsel

Datenschutz beachten

Aufbewahrungspflichten gehen der Löschpflicht nach DSGVO vor. Nach Ablauf der Frist solltest du personenbezogene Unterlagen aber löschen oder vernichten. Ein jährlicher Termin im Januar für die Bereinigung hilft.

Anbieterseiten

Affiliate-Hinweis (Werbung): Links mit Partnerstatus sind als „sponsored“ markiert. Für dich ändert sich der Preis nicht.

Lexware Office öffnen Profil
sevdesk öffnen Profil
easybill öffnen Profil

FAQ

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Buchungsbelege wie Rechnungen seit 2025 acht Jahre, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres.

Wie lange muss ich die EÜR aufbewahren?

Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre.

Reicht ein PDF einer XRechnung?

Nein, maßgeblich ist der strukturierte Datensatz im Originalformat.

Welche Belege darf ich ab 2027 vernichten?

Buchungsbelege aus 2018 und früher, Bücher und Jahresabschlüsse aus 2016 und früher, Geschäftsbriefe aus 2020 und früher – sofern keine Prüfung, kein Einspruch und kein offener Bescheid das Jahr betrifft.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Beim dokumentierten ersetzenden Scannen nach GoBD in der Regel ja, mit Ausnahmen. Im Zweifel den Steuerberater fragen.