Recherche-Ratgeber · Buchhaltung/Rechnung

Pflichtangaben auf Rechnungen: Checkliste nach § 14 UStG

Recherche-Ratgeber · Stand Okt 2026 · veröffentlicht 18.10.2026 · aktualisiert 03.11.2026 · 7 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Buchhaltung & Rechnungen für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für deinen Kunden ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug – fehlt eine Pflichtangabe, kann er die Umsatzsteuer nicht ziehen und schickt die Rechnung zurück. Das verzögert deinen Zahlungseingang. Welche Angaben Pflicht sind, regelt § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz.

Die Pflichtangaben im Überblick

Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch als Zeitraum, z. B. „Oktober 2026“)
Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie vorab vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto – wie man das formuliert, steht unter Skonto auf Rechnungen)
Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
In Sonderfällen weitere Hinweise, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge oder „Gutschrift“, wenn der Kunde die Abrechnung erstellt

Rechnungsnummer: was „fortlaufend“ heißt

Die Nummer muss einmalig sein. Sie muss nicht lückenlos von 1 an hochzählen; erlaubt sind auch Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern, etwa mit Jahr oder Kundenkürzel. Entscheidend ist, dass keine Nummer doppelt vergeben wird. Rechnungsprogramme vergeben die Nummern automatisch, was Fehler verhindert.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto erlaubt § 33 UStDV eine vereinfachte Form. Nötig sind dann nur:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung)

Kundenname, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen hier fehlen. Für Freelancer mit Kleinaufträgen spart das Zeit, Rechnungsprogramme setzen die Angaben aber ohnehin automatisch. Ausnahmen und typische Fehler sammelt der Ratgeber Kleinbetragsrechnung bis 250 €.

Besonderheiten für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie trotzdem (§ 14c UStG). Seit 2025 gelten außerdem vereinfachte Rechnungsvorgaben für Kleinunternehmer nach § 34a UStDV.

Checkliste vor dem Versand

Prüfpunkt	Typischer Fehler
Kundenanschrift	nur Firmenname ohne Rechtsform oder Adresse
Leistungszeitraum	fehlt komplett, nur das Rechnungsdatum steht da
Leistungsbeschreibung	„Beratung“ ohne Umfang; besser Stunden, Projekt, Zeitraum
Steuersatz	19 % und 7 % gemischt, aber nicht getrennt ausgewiesen
Steuernummer	fehlt oder Privat-Steuer-ID statt Steuernummer
Zahlungsziel	keine Pflicht, aber ohne Ziel bleibt unklar, wann Verzug eintritt

Und die E-Rechnung?

Die Pflichtangaben gelten für jede Rechnung, egal ob Papier, PDF oder E-Rechnung. Bei der E-Rechnung kommen strukturierte Felder hinzu, etwa die Bestellreferenz des Kunden oder bei Behörden die Leitweg-ID. Für Rechnungen an inländische Unternehmen wird die E-Rechnung ab 2027/2028 Pflicht.

Fehler korrigieren

Fehlt eine Angabe, kannst du die Rechnung berichtigen. Üblich ist eine Korrekturrechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Ein Rechnungsprogramm hilft hier, weil es Storno und Neuausstellung sauber verknüpft. Wie das Schritt für Schritt geht, erklärt der Ratgeber Rechnung korrigieren oder stornieren. Bei Unsicherheit frag deinen Steuerberater.

Freiwillige Angaben, die Zeit sparen

Neben den Pflichtangaben lohnen sich ein Zahlungsziel mit konkretem Datum, deine Bankverbindung, die Bestell- oder Projektnummer des Kunden und eine Ansprechperson für Rückfragen. Diese Angaben sind nicht vorgeschrieben, verhindern aber Rückfragen und beschleunigen die Freigabe in größeren Buchhaltungen. Wer es Kunden noch leichter machen will, druckt zusätzlich einen GiroCode auf die Rechnung: Die Banking-App übernimmt dann IBAN, Betrag und Verwendungszweck per Scan.

Gute Rechnungsprogramme prüfen die meisten Pflichtfelder automatisch und warnen, wenn etwa Leistungsdatum oder Kundenanschrift fehlen. Wer Rechnungen noch in Word oder Excel schreibt, sollte diese Checkliste als Vorlage neben sich legen.

Anbieterseiten

Affiliate-Hinweis (Werbung): Links mit Partnerstatus sind als „sponsored“ markiert. Für dich ändert sich der Preis nicht.

Lexware Office öffnen Profil
sevdesk öffnen Profil
easybill öffnen Profil
SumUp Rechnungen öffnen Profil

FAQ

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?

Sie muss einmalig und fortlaufend sein, aber nicht zwingend lückenlos. Buchstaben-Ziffern-Kombinationen sind erlaubt.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Rechnung bis 250 € brutto. Für sie gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Angaben ohne Kundendaten und Rechnungsnummer.

Welchen Hinweis brauche ich als Kleinunternehmer?

Einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Umsatzsteuer darfst du nicht ausweisen.

Ist ein Zahlungsziel Pflicht?

Nein, aber es macht klar, wann Zahlungsverzug eintritt.