Recherche-Ratgeber · Buchhaltung/Rechnung

XRechnung oder ZUGFeRD: Welches E-Rechnungsformat passt?

Recherche-Ratgeber · Stand Okt 2026 · veröffentlicht 18.10.2026 · 7 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Buchhaltung & Rechnungen für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, landet schnell bei zwei Begriffen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, beide sind in Deutschland als E-Rechnung anerkannt. Sie unterscheiden sich aber darin, was der Empfänger sieht und wofür sie üblicherweise verwendet werden.

Kurz erklärt

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält alle Rechnungsdaten strukturiert, aber kein Layout. Ohne Viewer ist sie für Menschen kaum lesbar. Herausgeber des Standards ist die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards).
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein normales, lesbares PDF/A-3, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Mensch und Maschine lesen also dieselbe Datei.

Vergleich

	XRechnung	ZUGFeRD
Dateiform	XML	PDF/A-3 mit eingebetteter XML
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer	ja, wie ein PDF
Norm	EN 16931 (deutsche Ausprägung)	EN 16931 ab Profil „EN 16931“
Typischer Einsatz	Rechnungen an Behörden	B2B, Kunden ohne eigene E-Rechnungs-Software
Maßgeblich bei Abweichungen	die XML	die XML, nicht das Bild

Die Profilfrage bei ZUGFeRD

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Nicht jedes erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung. Nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung genügen die Profile MINIMUM und BASIC WL der Norm nicht, weil wichtige Rechnungsangaben nur im Bildteil stehen. Gültig sind die Profile EN 16931 (früher „Comfort“), EXTENDED und das Profil XRECHNUNG. Achte deshalb bei deinem Rechnungsprogramm darauf, welches Profil es erzeugt. Seriöse Anbieter schreiben das in ihre Hilfe.

Wann du welches Format wählst

Rechnung an eine Behörde

Öffentliche Auftraggeber des Bundes verlangen E-Rechnungen, meist als XRechnung über ein Rechnungseingangsportal. Dazu gehört häufig eine Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber mitteilt. Ohne diese Kennung wird die Rechnung oft nicht angenommen. Länder und Kommunen haben teils eigene Portale und Regeln.

Rechnung an ein Unternehmen

Für die meisten B2B-Kunden ist ZUGFeRD praktisch: Die Buchhaltung kann die XML automatisch auslesen, und wer noch keine Software hat, öffnet einfach das PDF. Frag im Zweifel nach, welches Format dein Kunde bevorzugt. Große Unternehmen schreiben das oft in ihre Lieferantenrichtlinien.

Rechnung an Privatkunden

Hier gibt es keine E-Rechnungspflicht. Ein normales PDF reicht. Ein ZUGFeRD-PDF schadet aber nicht, weil es wie ein normales PDF aussieht.

Was Rechnungstools unterstützen

Laut Anbieterangaben erzeugen SumUp Rechnungen, sevdesk und easybill beide Formate, teils schon im Gratis-Tarif. Lexware Office erstellt ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 ab Tarif M. Für den Empfang stellen die Tools eine XRechnung in einer lesbaren Ansicht dar, sodass du die Rohdatei nicht selbst interpretieren musst.

Praxis-Tipps

Bewahre die XML auf, nicht nur die Ansicht oder einen Ausdruck. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren.
Prüfe vor dem Versand Pflichtangaben wie Leistungszeitraum und Bestellreferenz. Automatische Prüfungen beim Empfänger lehnen unvollständige Datensätze ab.
Verschicke nicht zusätzlich ein abweichendes PDF. Bei Widersprüchen gilt der strukturierte Teil.
Für einen schnellen Validierungs-Check stellt die KoSIT einen Validator bereit, den viele Programme intern nutzen.

Kurz gesagt: Für Behörden ist XRechnung der sichere Weg, für Firmenkunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die bequemste Wahl.

Anbieterseiten

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easybill öffnen Profil
sevdesk öffnen Profil
SumUp Rechnungen öffnen Profil
Lexware Office öffnen Profil

FAQ

Ist ZUGFeRD eine echte E-Rechnung?

Ja, ab dem Profil EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nach BMF-Auffassung nicht als E-Rechnung.

Brauchen Behörden immer XRechnung?

Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, oft mit Leitweg-ID. Die genauen Vorgaben stehen beim jeweiligen Rechnungseingangsportal.

Was gilt, wenn PDF und XML bei ZUGFeRD abweichen?

Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil.

Kann ich eine XRechnung ohne Software lesen?

Nur schwer. Rechnungstools und kostenlose Viewer stellen die Daten lesbar dar.

Quellen (Stand Okt 2026)

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