Recherche-Ratgeber · Buchhaltung/Rechnung

E-Rechnung-Pflicht 2027 und 2028: Checkliste für kleine Unternehmen

Recherche-Ratgeber · Stand Okt 2026 · veröffentlicht 18.10.2026 · aktualisiert 27.10.2026 · 8 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Buchhaltung & Rechnungen für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die E-Rechnung kommt in Stufen. Wer heute noch PDF-Rechnungen verschickt, macht nichts falsch – aber die Übergangszeit ist begrenzt. Dieser Ratgeber fasst die Fristen nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums zusammen und übersetzt sie in eine Checkliste, die du an einem Nachmittag abarbeiten kannst.

Der Fahrplan

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen im inländischen B2B
seit 1.1.2025	Pflicht für alle Unternehmen	Papier und andere Formate weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers
2026	Pflicht	wie 2025
2027	Pflicht	E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz; darunter weiter andere Formate zulässig
ab 2028	Pflicht	E-Rechnung Pflicht für alle (Ausnahmen u. a. Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €)

Wichtig: Die Pflicht gilt nur, wenn Leistender und Empfänger im Inland ansässige Unternehmer sind. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso wenig Kleinunternehmer beim Ausstellen (§ 34a UStDV).

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Ein PDF, eine eingescannte Rechnung oder eine Word-Datei sind keine E-Rechnung. Die Details zu den Formaten findest du im Ratgeber E-Rechnung für Freelancer.

Die Checkliste

1. Status klären

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann musst du nur empfangen.
Wie hoch war dein Umsatz im Vorjahr? Über 800.000 € bist du schon 2027 dran, sonst 2028.
Welche Kunden sind Unternehmen, welche Privatpersonen? Nur B2B-Rechnungen fallen unter die Pflicht.

2. Empfang organisieren

Eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten.
Ein Programm wählen, das XRechnung lesbar darstellt und revisionssicher ablegt.
Den Steuerberater fragen, in welchem Weg er die Daten übernehmen möchte (DATEV-Schnittstelle, Export, Zugang).

3. Ausstellen vorbereiten

Stammdaten prüfen: vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung.
Bei Kunden die Bestellnummer oder Referenz abfragen, die in die Rechnung soll. Viele Empfänger buchen automatisch nur, wenn sie passt.
Für öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID erfragen.

4. Tool auswählen

Tool	E-Rechnung erstellen ab	Buchhaltung
Lexware Office	M, 12,90 €/Monat netto	ab L, 21,90 €
sevdesk	Free (3/Monat), Rechnung ab 11,90 €	ab Buchhaltung 25,90 €
easybill	Free (50 Dokumente, 3 Kontakte)	Export an DATEV/Lexware
FastBill	Solo, 10 € / 9 € jährlich	UStVA, DATEV-Export

5. Testlauf

Schick eine E-Rechnung an einen Stammkunden und bitte um Rückmeldung, ob sie automatisch verarbeitet wurde. Ein Testlauf vor der Pflicht ist billiger als eine abgelehnte Rechnung, die deinen Zahlungseingang verzögert.

Häufige Stolpersteine

ZUGFeRD-Profile: Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm nicht und gelten nicht als E-Rechnung.
Archiv: Maßgeblich ist der XML-Teil. Er muss acht Jahre unverändert verfügbar bleiben.
Doppelversand: Schickst du zusätzlich ein PDF, sollte klar sein, welches Dokument die Rechnung ist, sonst droht ein doppelter Steuerausweis.

Zeitplan zum Abhaken

Für einen Freelancer unter der 800.000-€-Grenze reicht ein ruhiger Plan: Bis Ende 2026 den Empfang sauber aufsetzen und ein Tool auswählen, das E-Rechnungen erstellen kann. Im Laufe des Jahres 2027 die ersten Stammkunden freiwillig auf E-Rechnung umstellen und Rückmeldungen sammeln. Spätestens zum 1. Januar 2028 müssen dann alle Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung rausgehen. Wer schrittweise umstellt, merkt Probleme mit einzelnen Kunden früh, statt im Januar 2028 alle auf einmal zu lösen.

Die E-Rechnung ist nur ein Punkt unter mehreren, die vor dem Jahreswechsel anstehen. Die übrigen fasst die Jahresende-Checkliste 2026 für Selbstständige zusammen.

Anbieterseiten

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FAQ

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 1.1.2027, sonst ab 1.1.2028 – jeweils für Rechnungen an inländische Unternehmen.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Ausstellungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.

Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen schicken?

Ja, an Unternehmen mit deren Zustimmung. Empfangen musst du E-Rechnungen aber schon seit 2025.

Sind Kleinbetragsrechnungen betroffen?

Rechnungen bis 250 € brutto dürfen nach BMF-Angaben auch weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.