E-Rechnung für Freelancer: easybill, sevdesk oder Lexware?
Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Fristen unten sind eine Orientierung für Selbstständige in Deutschland. Verbindlich sind Gesetz, BMF-Schreiben und deine Steuerberatung — nicht dieser Artikel.
Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, wenn sie im Inland von anderen Unternehmen Leistungen beziehen. Die Pflicht, selbst strukturierte E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt. easybill, sevdesk und Lexware Office sind drei DE-Tools im Katalog, die Rechnungen und E-Rechnung im Alltag abdecken. Welches du nimmst, hängt davon ab, ob du nur sauber schreiben oder auch buchen willst.
Was „E-Rechnung“ hier meint
Gemeint ist nicht ein PDF per Mail. Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist ein strukturierter Datensatz, der sich elektronisch weiterverarbeiten lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Im Alltag sind das vor allem:
- XRechnung — XML, oft im Austausch mit Behörden, zunehmend auch B2B.
- ZUGFeRD (ab den Profilen, die EN 16931 erfüllen; verbreitet ist das hybride PDF mit eingebettetem XML) — lesbar für Menschen und maschinenlesbar.
Ein normales PDF ohne diese Struktur ist eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Für Privatkunden (B2C) gilt diese Ausstellungspflicht nicht. Auslandsumsätze sind ein eigener Fall.
Fristen, grob
- Seit 1. Januar 2025: inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht in der Regel ein geeigneter Empfangsweg, oft schlicht eine Mailadresse, über die du die Datei entgegennimmst und archivierst. Ein extra Portal ist nicht automatisch Pflicht.
- Bis Ende 2026: Übergangszeit, in der sonstige Rechnungen (Papier, mit Zustimmung auch andere elektronische Formate wie PDF) für inländische B2B-Umsätze noch zulässig sind.
- Ab 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Darunter darf die Übergangsregel noch bis Ende 2027 laufen.
- Ab 2028: strukturierte E-Rechnung grundsätzlich für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze, auch für kleinere Unternehmen. Eine dauerhafte Ausnahme für Kleinunternehmer ist daraus nicht abzuleiten — den Empfang solltest du als Kleinunternehmer seit 2025 können, die Ausstellung mit der Steuerberatung auf deinen Fall legen.
Wer hauptsächlich Privatkunden abrechnet, spürt die Ausstellungspflicht später oder gar nicht. Wer Agenturen, GmbHs oder andere Freelancer beliefert, sollte das Format schon können, bevor ein Auftraggeber es verlangt. Viele verlangen es früher als das Gesetz.
Vergleich der drei Tools
| Tool | Katalog-Preis | Score | Profil im Katalog |
|---|---|---|---|
| easybill | Free · ab ca. 12 €/Mo | 4,5 | Deutsche Rechnungen, E-Rechnung, DATEV/Shop, wiederkehrende Freelancer-Rechnungen |
| sevdesk | ab 12,90 €/Mo | 4,5 | Belege, Banking, UStVA — starker lokaler Alltag |
| Lexware Office | ab 7,90 €/Mo | 4,6 | Rechnungen, E-Rechnung, Buchhaltung, günstiger Einstieg |
Ob der konkrete Tarif XRechnung, ZUGFeRD oder beides in der Version ausliefert, die dein Auftraggeber will, steht nicht als Feature-Matrix im Katalog. Das ist der Punkt, den du in der Testphase mit einer echten Rechnung prüfst — an dich selbst oder an die Steuerberatung — bevor du Altbestände migrierst.
Für wen
easybill, wenn der Kern wiederkehrende Rechnungen, E-Rechnung und der Weg Richtung DATEV oder Shop ist, und du nicht zwingend das volle Banking-Gefühl brauchst. Es gibt im Katalog einen Free-Einstieg, der bezahlte Tarif beginnt grob bei 12 €. Gut, wenn du schon ein anderes Tool für die Belege hast oder schlank bleiben willst.
sevdesk, wenn der Alltag aus Belegen, Bank und Umsatzsteuervoranmeldung besteht und die Rechnung nur ein Teil davon ist. Etwas teurer im Katalog (ab 12,90 €) als Lexware. Der ausführlichere Zweiervergleich steht in Lexware Office oder sevdesk.
Lexware Office, wenn du einen günstigen Einstieg mit E-Rechnung und einem Steuerberater-Workflow suchst. Katalogpreis ab 7,90 €. Wer nur Angebote und Rechnungen will und Buchhaltung bewusst klein hält, sollte daneben FastBill gegen Lexware lesen. FastBill liegt im Katalog ab ca. 9 €.
So gehst du praktisch vor
- Klären, ob du überhaupt B2B im Inland abrechnest. Nur B2C: Empfang trotzdem können, Ausstellung nicht hetzen.
- Einen Empfangsweg festlegen und die Datei mit der Rechnung archivieren, nicht nur das hübsche PDF.
- Im Tool eine Testrechnung im Format erzeugen, das deine Kunden nennen (oft ZUGFeRD oder XRechnung), und prüfen, ob Pflichtangaben sitzen.
- Nummernkreis, Storno und wiederkehrende Rechnungen einmal durchspielen. Ein Format-Haken ohne saubere Stornos wird im ersten Monat teuer.
- Mit der Steuerberatung abstimmen, welches Format sie importieren will. Das spart den Wechsel in sechs Monaten.
Nachbar-Tools, kurz
Billomat (ab ca. 29 €) ist die teurere Cloud-Variante für Angebote, Mahnungen und E-Rechnungen. SumUp Rechnungen (Free, Plus ab 10 €) ist der niedrigschwellige Einstieg mit Zahlungslink. Beide können passen, sind aber nicht der Fokus, wenn du sevdesk oder Lexware schon wegen der Buchhaltung auf dem Zettel hast.
Empfehlung
Du suchst ein E-Rechnungs-fähiges Rechnungstool und buchst woanders: easybill ausprobieren, solange der Free- oder Einstiegstarif das benötigte Format hergibt. Du willst Belege und Bank im selben Login: sevdesk. Du willst den günstigeren DE-Einstieg inklusive Steuerberater-Nähe: Lexware Office. In allen drei Fällen eine Testrechnung im Zielformat ziehen, bevor du Jahresabo sagst.
Anbieterseiten
easybill öffnen Profil
sevdesk öffnen Profil
Lexware öffnen Profil
FAQ
Ist ein PDF per E-Mail 2026 noch erlaubt?
In der Übergangsregel für inländische B2B-Umsätze bis Ende 2026 können sonstige Rechnungen noch ausgestellt werden; für elektronische Formate, die keine E-Rechnung sind, brauchte es bisher die Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 hängt es am Vorjahresumsatz. Nicht auf diesen Absatz verlassen, sondern den aktuellen Gesetzestext oder die Steuerberatung nehmen.
Muss ich als Kleinunternehmer mitmachen?
Empfangen: ja, seit 2025, wenn du Unternehmer bist und andere Unternehmer dir abrechnen. Ausstellen: nicht pauschal „nie“. Die Staffel nach Umsatz und das Jahr 2028 gelten als Rahmen. Deinen Status individuell klären.
Welches Tool ist „GoBD-sicher“?
Das Label ersetzt keine Verfahrensdokumentation und kein Archiv. Ein Tool kann Formate erzeugen. Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und der Export zur Steuerberatung bleiben deine Aufgabe.