Kostenlose Rechnungsprogramme 2026 im Limit-Vergleich
„Kostenlos“ heißt bei Rechnungsprogrammen fast immer: kostenlos bis zu einer Grenze. Mal ist es die Zahl der Rechnungen pro Monat, mal die Zahl der Kunden, mal das Bankkonto, auf das gezahlt werden darf. Wer die Grenze kennt, kann ein Gratis-Tool jahrelang nutzen. Wer sie übersieht, steht mitten im Monat vor einer Bezahlschranke.
Die Gratis-Tarife im Überblick
| Tool | Grenze im Free-Tarif | E-Rechnung | Haken | Nächster Tarif (netto) |
|---|---|---|---|---|
| SumUp Rechnungen | 4 Rechnungen pro Kalendermonat, Angebote unbegrenzt | XRechnung, ZUGFeRD | Überweisungen nur aufs SumUp-Geschäftskonto, nur Euro | Plus 10 €/Monat |
| sevdesk | 3 (E-)Rechnungen pro Monat | ZUGFeRD, XRechnung | Buchhaltung erst in höheren Tarifen | Rechnung ab 11,90 €/Monat (günstiger bei Laufzeit) |
| easybill | 50 Dokumente pro Monat | inklusive | nur 3 Kontakte | Starter 12 € mtl. / 9 € jährlich |
| Lexware Office | kein Free-Tarif, 30 Tage Test | ab Tarif M | – | M 12,90 €/Monat |
| FastBill | kein Free-Tarif, 14 Tage Test | in allen Tarifen | – | Solo 10 € / 9 € jährlich |
Welche Grenze für dich zählt
Viele Kunden, wenige Rechnungen
Coaches, Fotografinnen oder Handwerker mit Einzelaufträgen schreiben oft wenige Rechnungen an immer neue Kunden. Hier scheidet easybill Free wegen der drei Kontakte schnell aus. SumUp mit vier Rechnungen pro Monat und beliebig vielen Kunden passt besser – sofern das Geld auf dem SumUp-Konto landen darf. Wann statt der Gratis-Rechnung ein Komplettpaket sinnvoller ist, zeigt der Vergleich SumUp Rechnungen vs. Lexware Office.
Wenige Kunden, viele Dokumente
Wer für zwei oder drei Stammkunden arbeitet und viele Angebote, Rechnungen und Gutschriften erzeugt, ist bei easybill mit 50 Dokumenten im Monat gut aufgehoben. Die Kontaktgrenze stört dann nicht.
Rechnung plus Buchhaltung
Keines der Gratis-Angebote ersetzt eine Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wenn du das selbst erledigen willst, landest du bei Lexware Office L (21,90 € netto im Monat) oder sevdesk Buchhaltung. Gratis-Tools sind dann nur ein Zwischenschritt.
Rechenbeispiel: Wann lohnt das Upgrade?
SumUp Plus kostet regulär 10 € netto im Monat, im Jahresabo bewirbt SumUp derzeit 4 € pro Monat als Aktion. Lexware Office M kostet nach der Einführungsaktion 12,90 € im Monat, also 154,80 € im Jahr. Der Aufpreis kauft dir bei Lexware ein Mahnwesen und einen kostenlosen Steuerberater-Zugang. Ob dir das 100 € im Jahr wert ist, hängt davon ab, wie oft du Zahlungen hinterherlaufen musst.
Worauf du beim Gratis-Start achten solltest
- Nummernkreis: Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein. Ein Toolwechsel mitten im Jahr ist möglich, aber dokumentiere, wo der alte Nummernkreis endet.
- Export: Prüfe vorab, ob du Rechnungen und Kundendaten als Datei exportieren kannst. Ohne Export ist ein Wechsel mühsam.
- Archiv: Auch Gratis-Rechnungen sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren.
- Kleinunternehmer: Du darfst Rechnungen weiter als PDF schreiben, musst E-Rechnungen aber empfangen können.
Fazit der Recherche
Für den Start reicht fast immer ein Free-Tarif. Entscheidend ist, welche Grenze dich zuerst trifft: Rechnungsanzahl bei SumUp und sevdesk, Kontaktanzahl bei easybill. Schreib dir auf, wie viele Rechnungen und neue Kunden du in den letzten drei Monaten hattest, und wähle danach. Sobald du regelmäßig an die Grenze stößt oder Buchhaltung und Umsatzsteuer selbst erledigen willst, ist ein Bezahltarif mit monatlicher Kündbarkeit der sichere nächste Schritt. Plane beim Wechsel einen Monatsanfang ein, damit Nummernkreis und Archiv sauber getrennt bleiben.
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FAQ
Welches Rechnungsprogramm ist komplett kostenlos?
Dauerhaft gratis sind die Free-Tarife von SumUp Rechnungen (4 Rechnungen/Monat), sevdesk (3/Monat) und easybill (50 Dokumente, 3 Kontakte). Unbegrenzt gratis ist keines davon.
Können Gratis-Tarife E-Rechnungen?
Ja, SumUp, sevdesk und easybill erzeugen laut Preisseiten auch im Free-Tarif E-Rechnungen im Format XRechnung bzw. ZUGFeRD.
Was ist der Haken bei SumUp Free?
Überweisungen auf Rechnungen gehen im Free-Tarif nur auf das SumUp-Geschäftskonto, und es sind nur Euro-Rechnungen möglich.
Hat Lexware Office einen Gratis-Tarif?
Nein, es gibt einen 30-tägigen Test. Der kleinste Tarif mit E-Rechnungs-Erstellung ist M für 12,90 € netto im Monat.
Quellen (Stand Okt 2026)
Weiterlesen
- E-Rechnung als Kleinunternehmer: Was du 2026 wirklich musst
- sevdesk vs. easybill: Rechnungstool oder Buchhaltung?
- SumUp Rechnungen vs. Lexware Office: Gratis-Rechnung oder Komplettpaket?