Wirtschafts-Identifikationsnummer: Wer sie wann bekommt (Stand 2026)
Seit Ende 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine neue Nummer für alle, die wirtschaftlich tätig sind: die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. Viele Freelancer haben davon nur über einen Hinweis im ELSTER-Postfach erfahren – oder noch gar nicht. Dieser Ratgeber erklärt auf Basis der Angaben des BZSt und der Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung (WIdV), wer die Nummer wann bekommt, wie sie aufgebaut ist und was sich im Alltag wirklich ändert. Es ist eine Recherche, keine Steuerberatung.
Was die W-IdNr. ist
Die W-IdNr. soll wirtschaftlich Tätige im Besteuerungsverfahren eindeutig identifizieren – ähnlich wie die persönliche Steuer-ID Privatpersonen. Sie ist in § 139c der Abgabenordnung geregelt. Laut WIdV besteht sie aus den Buchstaben „DE“, neun Ziffern und einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal, etwa DE123456789-00001. Das Merkmal -00001 steht für die erste wirtschaftliche Tätigkeit; weitere Betriebe oder Tätigkeiten sollen eigene Merkmale (-00002 usw.) bekommen.
Wichtig: Steuernummer, persönliche Steuer-ID und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) bleiben laut BZSt vorerst bestehen. Perspektivisch soll die W-IdNr. die Steuernummer nach einer Übergangsphase ablösen – einen festen Termin dafür nennt das BZSt nicht.
Wer sie wann bekommt
Die Vergabe läuft automatisch und in Stufen. Ein Antrag ist laut BZSt „nicht notwendig und nicht möglich“.
| Stufe | Wer | Zeitpunkt laut BZSt |
|---|---|---|
| 1 | Wer zur Umsatzsteuer-Jahreserklärung verpflichtet ist oder als Kleinunternehmer nach § 19 UStG geführt wird | seit November 2024 |
| 2 | Körperschaftsteuerpflichtige (z. B. GmbH, UG) und Pflichtige zur gesonderten Feststellungserklärung | ab dem 4. Quartal 2026 |
| 3 | alle übrigen wirtschaftlich Tätigen; zusätzlich weitere Unterscheidungsmerkmale | ab dem 4. Quartal 2027 |
Für die meisten Freelancer heißt das: Wer umsatzsteuerlich erfasst ist – mit Regelbesteuerung oder als Kleinunternehmer – gehört zur ersten Stufe und sollte die Nummer schon haben.
Wie die Nummer mitgeteilt wird
- Mit USt-IdNr.: Wer bis 30. November 2024 eine USt-IdNr. erhalten hatte, bekommt laut WIdV diese Nummer als W-IdNr. zugeteilt – ergänzt um das Merkmal -00001. Das BZSt hat das öffentlich bekannt gemacht; einen eigenen Brief gibt es in diesem Fall nicht zwingend.
- Ohne USt-IdNr.: Umsatzsteuerlich Erfasste und Kleinunternehmer ohne USt-IdNr. erhalten die W-IdNr. elektronisch über das ELSTER-Postfach. Voraussetzung ist ein ELSTER-Benutzerkonto, entweder eigenes oder das einer bevollmächtigten Steuerberatung.
Praktisch: Im ELSTER-Postfach nach einer Nachricht des BZSt suchen und die Nummer zusammen mit Steuernummer und USt-IdNr. in deinen Stammdaten notieren – etwa im Buchhaltungsprogramm oder in der Unterlagenmappe für die Steuerberatung (siehe Buchhaltung und Steuerberater-Zugang).
Muss die W-IdNr. auf die Rechnung?
Nach dem aktuellen Wortlaut von § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG muss eine Rechnung weiterhin die Steuernummer oder die USt-IdNr. enthalten. Die W-IdNr. ist dort nicht als Pflichtangabe genannt. Wer eine USt-IdNr. hat, kann sie wie bisher verwenden – sie ist ja identisch mit dem Kern der W-IdNr. Ob und wann sich die Pflichtangaben ändern, solltest du bei der Steuerberatung oder in den Hinweisen deines Rechnungsprogramms verfolgen. Die übrigen Pflichtangaben findest du im Ratgeber Rechnung: Pflichtangaben.
Rechnungsprogramme wie sevdesk, Lexware Office oder easybill verwalten Steuernummer und USt-IdNr. in den Firmenstammdaten. Ob sie bereits ein eigenes Feld für die W-IdNr. haben, haben wir nicht verifiziert.
Steuererklärungen: optional bis zum Abschluss
Laut BZSt ist die Angabe der W-IdNr. in Steuererklärungsvordrucken bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe optional. Wer noch keine Nummer hat, hat dadurch keinen Nachteil. Fristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und andere Erklärungen ändern sich durch die W-IdNr. nicht – siehe Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen.
Checkliste für Freelancer
- ELSTER-Postfach prüfen und die W-IdNr. (mit Unterscheidungsmerkmal) notieren.
- Falls du eine USt-IdNr. hast: Sie ist zugleich der Kern deiner W-IdNr.
- Rechnungsvorlage nicht hektisch ändern – Pflicht bleibt Steuernummer oder USt-IdNr.
- Bei mehreren Tätigkeiten (z. B. Freiberuf und Gewerbe) auf spätere Unterscheidungsmerkmale achten.
- Bei Briefen oder Mails, die für eine „Registrierung“ der W-IdNr. Geld verlangen, misstrauisch sein: Die Vergabe ist automatisch und kostenlos. Mehr dazu im Ratgeber Rechnungsbetrug erkennen.
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FAQ
Muss ich die Wirtschafts-Identifikationsnummer beantragen?
Nein. Laut BZSt wird sie automatisch vergeben; ein Antrag ist weder nötig noch möglich.
Ich bin Kleinunternehmer – habe ich schon eine W-IdNr.?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG gehören laut BZSt zur ersten Stufe, die seit November 2024 läuft. Ohne USt-IdNr. kommt die Mitteilung über das ELSTER-Postfach, sofern ein ELSTER-Konto besteht.
Wie ist die W-IdNr. aufgebaut?
DE, neun Ziffern und ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal, zum Beispiel DE123456789-00001.
Ersetzt die W-IdNr. meine Steuernummer?
Noch nicht. Steuernummer, Steuer-ID und USt-IdNr. bleiben vorerst bestehen; die Steuernummer soll erst nach einer Übergangsphase abgelöst werden.
Muss die W-IdNr. auf meine Rechnungen?
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG ist weiterhin die Steuernummer oder die USt-IdNr. anzugeben. Die W-IdNr. ist dort nicht als eigene Pflichtangabe genannt.
Quellen (Stand Okt 2026)
- BZSt: Die Wirtschafts-Identifikationsnummer
- BZSt: Fragen und Antworten zur W-IdNr.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung (WIdV)
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
Weiterlesen
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