Zeiterfassung für Freelancer: Toggl Track Free oder Starter?
Wer nach Stunden abrechnet, braucht eine Zeiterfassung. Aber auch Freelancer mit Pauschalpreisen profitieren: Nur wer weiß, wie lange ein Projekt tatsächlich gedauert hat, kann das nächste Angebot realistisch kalkulieren. Toggl Track gehört zu den bekanntesten Werkzeugen dafür. Dieser Ratgeber fasst die Tarife zusammen und zeigt, wie du Zeitdaten sinnvoll nutzt.
Die Tarife (Stand Okt 2026)
| Tarif | Preis | Kurz |
|---|---|---|
| Free | 0 $ | für eine begrenzte Nutzerzahl, Basis-Zeiterfassung |
| Starter | 9 $ pro Nutzer/Monat jährlich, 12 $ monatlich | erweiterte Funktionen für Abrechnung und Projekte |
| Premium | 16 $ pro Nutzer/Monat jährlich | für Teams mit mehr Steuerungsbedarf |
Für wen reicht Free?
Für Solo-Selbstständige, die Zeiten erfassen und Projekten zuordnen wollen, reicht der Gratis-Tarif in vielen Fällen. Typische Gründe für ein Upgrade sind Funktionen rund um Abrechnung (z. B. abrechenbare Stundensätze), Projektbudgets und detailliertere Berichte. Wenn du deinen Kunden Stundenaufstellungen schickst und dafür regelmäßig Daten aus Free in eine Tabelle umbaust, ist der Punkt erreicht, an dem Starter Zeit spart.
Was Zeiterfassung dir bringt – auch bei Pauschalen
Realistische Angebote
Erfasse jedes Projekt, auch wenn du pauschal abrechnest. Nach fünf ähnlichen Projekten weißt du, ob „ein Logo“ bei dir 6 oder 16 Stunden dauert. Diese Zahl ist die Grundlage für dein nächstes Angebot.
Effektiver Stundensatz
Teile das Projekthonorar durch die tatsächlich erfassten Stunden. Ein Projekt für 2.000 €, das 50 Stunden gedauert hat, ergibt 40 € pro Stunde – vielleicht weniger als gedacht. So erkennst du unrentable Kunden oder Leistungen.
Nicht abrechenbare Zeit sichtbar machen
Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung: Erfasse auch interne Zeit unter eigenen Projekten. Viele Freelancer unterschätzen, wie viele Stunden pro Woche nicht abrechenbar sind – und kalkulieren deshalb zu niedrige Stundensätze.
So richtest du Toggl sinnvoll ein
- Struktur: Kunde → Projekt → optional Aufgabe. Nicht zu fein, sonst erfasst du nicht mehr konsequent.
- Interne Projekte: „Akquise“, „Verwaltung“, „Weiterbildung“ anlegen.
- Tags: z. B. „abrechenbar“ / „nicht abrechenbar“ oder Leistungsart.
- Routine: Timer beim Start einer Aufgabe, nicht abends aus dem Gedächtnis.
- Wochenreview: Freitags fünf Minuten: Fehlen Zeiten? Stimmen die Zuordnungen?
Von der Zeit zur Rechnung
Toggl ist kein Rechnungsprogramm. Die erfassten Stunden überträgst du in dein Rechnungstool, etwa Lexware Office. Die Leistungsbeschreibung auf der Rechnung sollte Zeitraum und Umfang nennen – eine Stundenaufstellung als Anlage schafft Transparenz und reduziert Rückfragen. Wer das automatisieren will, kann Zeiteinträge mit einem Automationswerkzeug wie Make oder n8n weiterverarbeiten; die Rechnung selbst sollte aber vor dem Versand geprüft werden.
Toggl oder Clockify? Der direkte Vergleich
Die häufigste Alternative, nach der Freelancer suchen, ist Clockify. Beide Werkzeuge haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif, setzen aber andere Schwerpunkte. Die Werte stammen von den Preisseiten beider Anbieter (Abruf 31.10.2026, US-Dollar, Preise pro Nutzer bzw. Platz und Monat):
| Toggl Track | Clockify | |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | Free für eine begrenzte Nutzerzahl: Timer, manuelle Einträge, Kalender-Anbindung (Google, Outlook), persönliche Berichte | Free für bis zu 5 Nutzer: unbegrenzte Zeiterfassung, Timer, Timesheet, Auto-Tracker, Kalender-Sync, Mobil- und Desktop-App (auch offline), Berichte |
| Abrechenbare Stundensätze | ab Starter (9 $ jährlich, 12 $ monatlich) | ab Basic (3,99 $ jährlich, 4,99 $ monatlich) |
| Rechnungen aus erfassten Zeiten | kein Rechnungsmodul; Export der Zeiten als CSV oder PDF als Grundlage für die Rechnung | ab Standard (5,49 $ jährlich, 6,99 $ monatlich): Rechnungen aus Zeiten und Ausgaben als PDF, wiederkehrende Rechnungen |
| Datenstandort wählbar | hier nicht verifiziert | ab Pro (7,99 $ jährlich, 9,99 $ monatlich): EU (Deutschland), UK, USA oder Australien |
| Test | 30 Tage für Starter und Premium | auf der Preisseite kein Testzeitraum genannt |
Faustregel
Brauchst du nur einen Timer und persönliche Auswertungen, reichen beide Gratis-Tarife. Willst du Stundensätze hinterlegen, ist Clockify Basic der günstigere Einstieg. Wer Rechnungen direkt aus der Zeiterfassung erstellen möchte, findet das bei Clockify ab Standard – prüfe aber, ob diese Rechnungen die deutschen Pflichtangaben abbilden und ab 2027/2028 die E-Rechnungspflicht erfüllen. Andernfalls bleibt der Weg über ein deutsches Rechnungsprogramm sinnvoller, und dann genügt der Export der Zeiten. Ein wählbarer EU-Datenstandort ist laut Clockify erst im Pro-Tarif enthalten; für deine eigene Zeiterfassung als Solo-Selbstständiger ist das meist zweitrangig, bei Mitarbeitenden-Daten nicht (siehe AVV-Checkliste).
Und Harvest?
Auch Harvest wird oft mit Toggl verglichen. Laut der Preisseite von Harvest (Abruf 31.10.2026, US-Dollar) ist der Free-Tarif ausdrücklich für einzelne Freelancer gedacht: 1 Platz und 2 Projekte, dafür bereits mit Zeiterfassung, Rechnungen und Ausgabenerfassung. Der Tarif Teams kostet ab 9 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung (108 $ im Jahr) bzw. ab 11 $ monatlich, mit 30-tägigem Test ohne Kreditkarte, Team-Berichten und Anbindungen an Stripe, QuickBooks Online oder Xero. Harvest weist darauf hin, dass zusätzliche Rechnungen, Projekte, Kunden und Aufgaben je nach Nutzung extra berechnet werden. Für Solo-Selbstständige mit wenigen Projekten ist Harvest Free damit die einzige der drei Gratis-Varianten mit eingebautem Rechnungsmodul; ab dem dritten parallelen Projekt wird es kostenpflichtig. Wie bei Clockify gilt: Ob die Rechnungen deutsche Pflichtangaben und E-Rechnungsformate erfüllen, prüfe vor dem Einsatz selbst.
Alternativen im Katalog
ClickUp enthält eine eingebaute Zeiterfassung, wenn du Aufgaben ohnehin dort verwaltest. Ein separates Werkzeug wie Toggl lohnt sich, wenn du Zeiterfassung unabhängig vom Projekttool willst oder für Kunden in verschiedenen Systemen arbeitest.
Datenschutz
Für die eigene Zeiterfassung als Solo-Selbstständiger ist der Datenschutz unkritisch. Erfasst du Zeiten von Mitarbeitenden, gelten arbeits- und datenschutzrechtliche Regeln; Serverstandort und AVV von Toggl sind in unserer Recherche nicht verifiziert.
Rechenbeispiel: Lohnt Starter?
Starter kostet bei jährlicher Zahlung 9 $ pro Monat, also 108 $ im Jahr. Wenn dir die Abrechnungsfunktionen pro Monat nur eine Stunde Tabellenarbeit ersparen und dein Stundensatz bei 60 € liegt, hat sich das Upgrade nach etwa zwei Monaten bezahlt gemacht. Bei nur einem oder zwei Kunden, die keine Stundenaufstellung brauchen, bleibt Free die vernünftige Wahl. Entscheidend ist nicht der Preis, sondern ob du die Zusatzfunktionen tatsächlich regelmäßig nutzt.
Anbieterseiten
Toggl Track öffnen Profil
ClickUp öffnen Profil
Lexware Office öffnen Profil
FAQ
Ist Toggl Track kostenlos?
Ja, es gibt einen Free-Tarif für eine begrenzte Nutzerzahl. Starter kostet 9 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
Lohnt sich Zeiterfassung bei Pauschalpreisen?
Ja. Nur mit echten Zeitdaten kannst du künftige Angebote realistisch kalkulieren und deinen effektiven Stundensatz berechnen.
Kann Toggl Rechnungen schreiben?
Nein. Die Stunden überträgst du in ein Rechnungsprogramm.
Toggl oder Clockify – was ist günstiger?
Laut den Preisseiten (Oktober 2026) gibt es abrechenbare Stundensätze bei Clockify ab Basic für 3,99 $ pro Platz und Monat (jährlich), bei Toggl ab Starter für 9 $ pro Nutzer und Monat (jährlich). Beide haben einen Gratis-Tarif.
Kann Clockify Rechnungen schreiben?
Ja, ab dem Standard-Tarif erstellt Clockify Rechnungen aus erfassten Zeiten und Ausgaben. Ob sie deutsche Pflichtangaben und E-Rechnungsformate erfüllen, prüfe vor dem Einsatz selbst.
Ist Harvest für Freelancer kostenlos?
Laut Harvest-Preisseite (Oktober 2026) gibt es einen Free-Tarif für 1 Platz und 2 Projekte mit Zeiterfassung und Rechnungen. Mehr Projekte gibt es im Tarif Teams ab 9 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung.
Gibt es einen Test für Starter?
Laut Toggl gibt es einen 30-tägigen Test.
Quellen (Stand Okt 2026)
- Toggl Track Pricing
- Toggl Track
- Toggl Partner-FAQ
- Clockify Pricing
- Harvest Pricing
- Toggl Track: Zeiterfassung und Abrechnung
Weiterlesen
- Der schlanke Freelancer-Stack: Angebot → Termin → Rechnung
- ClickUp für Freelancer: Free Forever, Unlimited und wann es sich lohnt
- ChatGPT-Prompts für Angebote, Rechnungstexte und Zahlungserinnerungen
- Make-Credits erklärt: So rechnest du Automationen richtig
Ähnliche Ratgeber
- Elterngeld und Mutterschutz für Selbstständige 2026: Einkommen, Bemessungszeitraum und Absicherung
- Firmenwagen privat nutzen: 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch für Selbstständige
- Homeoffice-Pauschale oder Arbeitszimmer? Was Selbstständige seit 2023 absetzen können