Recherche-Ratgeber · KI-Schreiben

ChatGPT-Prompts für Angebote, Rechnungstexte und Zahlungserinnerungen

Recherche-Ratgeber · Stand Okt 2026 · veröffentlicht 18.10.2026 · 8 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht KI-Schreiben für Freelancer: Alle Ratgeber zu Texten, Übersetzung und Prüfung

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Angebote und Rechnungen bestehen aus zwei Teilen: aus Zahlen und Pflichtangaben, die ein Rechnungsprogramm sauber erzeugt, und aus Text – Leistungsbeschreibung, Einleitung, Zahlungserinnerung. Beim Text kann ein Sprachmodell wie ChatGPT oder Claude helfen. Bei den Zahlen und Pflichtangaben sollte es das nicht. Dieser Ratgeber liefert Prompt-Vorlagen und zeigt, wo die Grenze verläuft.

Die Arbeitsteilung

Aufgabe	KI geeignet?	Besser im Rechnungstool
Leistungsbeschreibung formulieren	ja	–
Angebots-Einleitung und Nutzenargumente	ja	–
Freundliche Zahlungserinnerung	ja	Versand und Fristen
Rechnungsnummer, Steuersatz, Summen	nein	ja
E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)	nein	ja

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein, Steuerbeträge korrekt – ein Sprachmodell kann sich verrechnen oder eine Nummer erfinden. Tools wie Lexware Office übernehmen diese Teile zuverlässig.

Vorab: keine Kundendaten in den Prompt

In den Privat-Tarifen von ChatGPT gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ersetze Kundennamen, Adressen und Ansprechpartner deshalb durch Platzhalter wie [KUNDE] oder [PROJEKT]. Die fertigen Texte überträgst du dann ins Rechnungsprogramm und setzt dort die echten Daten ein.

Prompt 1: Leistungsbeschreibung

„Du bist Texter für B2B-Angebote. Formuliere eine präzise Leistungsbeschreibung für folgendes Projekt: [3–5 Stichpunkte zu Leistung, Umfang, Zeitraum]. Zielgruppe: [Branche]. Anforderungen: sachlich, keine Superlative, maximal 120 Wörter, gegliedert in Leistung, Umfang, Nicht enthalten. Erfinde keine Leistungen, die nicht in den Stichpunkten stehen.“

Der Abschnitt „Nicht enthalten“ beugt späteren Diskussionen vor. Die letzte Anweisung reduziert das Risiko, dass das Modell Leistungen ergänzt, die du gar nicht anbietest.

Prompt 2: Angebots-Einleitung

„Schreibe eine kurze Einleitung (max. 80 Wörter) für ein Angebot an [Branche]. Ausgangslage des Kunden: [Problem in einem Satz]. Mein Lösungsansatz: [ein Satz]. Ton: freundlich, direkt, per Sie. Keine Floskeln wie ‚Wir freuen uns sehr‘.“

Prompt 3: Zahlungserinnerung in drei Stufen

„Schreibe drei Zahlungserinnerungen für eine offene Rechnung. Stufe 1: freundlicher Hinweis, möglicherweise übersehen. Stufe 2: sachlich, mit neuer Frist von 7 Tagen. Stufe 3: bestimmt, Hinweis auf weitere Schritte. Platzhalter: [RECHNUNGSNUMMER], [BETRAG], [FÄLLIGKEITSDATUM]. Je maximal 90 Wörter. Keine rechtlichen Drohungen, die über die Fakten hinausgehen.“

Zur Rechtslage: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn auf der Rechnung darauf hingewiesen wurde. Lass die KI keine Verzugszinsen oder Pauschalen berechnen – prüfe das selbst oder mit deinem Rechnungstool.

Prompt 4: Angebotsvarianten

„Ich biete [Leistung] an. Erstelle drei Paketbeschreibungen (Basis, Standard, Premium) mit je 3–4 Leistungsmerkmalen, aufbauend auf: [Stichpunkte]. Keine Preise nennen, die setze ich selbst ein.“

Preise gehören in deine Kalkulation, nicht in den Prompt. So vermeidest du, dass das Modell unrealistische Marktpreise „schätzt“.

Prompt 5: Ton anpassen

„Überarbeite diesen Text so, dass er kürzer, klarer und per Du ist. Inhalt nicht verändern, keine neuen Aussagen hinzufügen: [Text].“

Checkliste vor dem Versand

Stimmen alle Leistungen mit dem überein, was du wirklich liefern willst?
Hat die KI etwas ergänzt, das nicht in deinen Stichpunkten stand?
Sind Zahlen, Fristen und Daten aus dem Rechnungstool übernommen, nicht aus dem Chat?
Sind alle Platzhalter ersetzt?
Passt der Ton zu deiner Beziehung mit dem Kunden?

ChatGPT oder Claude?

Für kurze Geschäftstexte eignen sich beide. Claude Pro kostet 17 $ im Monat bei jährlicher Zahlung bzw. 20 $ monatlich, ChatGPT Plus laut Drittquellen 22,99 € inklusive USt. Für die Prompts oben reicht oft auch der Gratis-Tarif. Entscheidend ist weniger das Modell als ein klarer Prompt mit Rahmen und Verbot, Dinge zu erfinden.

Anbieterseiten

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FAQ

Kann ChatGPT meine Rechnungen schreiben?

Texte ja, Rechnungen nein. Nummern, Steuerbeträge und E-Rechnungsformate gehören in ein Rechnungsprogramm.

Darf ich Kundennamen in ChatGPT eingeben?

In Privat-Tarifen gibt es keinen AVV. Nutze Platzhalter oder einen Business-Tarif.

Wann tritt Zahlungsverzug ein?

Im B2B spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB), bei Verbrauchern nur mit entsprechendem Hinweis auf der Rechnung.

Welcher Tarif reicht für solche Texte?

Für gelegentliche Angebots- und Mahntexte reicht meist ein Gratis-Tarif.