ClickUp für Freelancer: Free Forever, Unlimited und wann es sich lohnt
ClickUp ist ein Projektmanagement-Tool mit sehr vielen Funktionen: Aufgaben, Listen, Kanban, Zeitpläne, Dokumente, Ziele und KI. Für Freelancer kann das genau richtig oder viel zu viel sein. Dieser Ratgeber zeigt, was die Tarife enthalten und wie eine schlanke Einrichtung aussieht.
Tarife laut ClickUp
| Tarif | Preis pro Nutzer/Monat (jährlich / monatlich) | Wichtigstes |
|---|---|---|
| Free Forever | 0 $ | 60 MB Speicher insgesamt, begrenzte Spaces |
| Unlimited | 7 $ / 10 $ | unbegrenzter Speicher, Integrationen, Dashboards |
| Business | 12 $ / 19 $ | erweiterte Automationen, Zeiterfassung, Gäste-Rechte |
| Enterprise | individuell | Sicherheit, Verwaltung |
Die wichtigste Grenze im Free-Tarif
60 MB Speicher sind schnell voll, wenn du Dateien wie Briefings, Bilder oder PDFs an Aufgaben hängst. Der Workaround: Dateien in einem Cloud-Speicher ablegen und nur verlinken. Für reine Aufgabenverwaltung reicht Free damit oft lange.
Schlanke Struktur für Freelancer
- Ein Space „Kunden“: Pro Kunde ein Ordner, pro Projekt eine Liste.
- Einheitliche Status: Offen → In Arbeit → Beim Kunden → Erledigt.
- Ein Space „Intern“: Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung.
- Eine Ansicht „Diese Woche“: Alle Aufgaben mit Fälligkeit in den nächsten 7 Tagen über alle Kunden.
- Vorlagen: Eine Projektvorlage mit Standard-Aufgaben (Kickoff, Entwurf, Feedback, Finale, Rechnung).
Die meisten Funktionen von ClickUp brauchst du nicht. Fang klein an und ergänze nur, was im Alltag fehlt.
Kunden einbinden
ClickUp erlaubt Gäste, die nur bestimmte Listen oder Aufgaben sehen. Für Freigaben und Feedback ist das praktisch. Die Anzahl und Rechte von Gästen hängen vom Tarif ab. Alternative: Eine öffentliche Ansicht teilen, die der Kunde ohne Konto sieht – dann aber nichts Vertrauliches hineinschreiben.
Zeiterfassung
ClickUp hat eine eingebaute Zeiterfassung, deren Umfang mit dem Tarif wächst. Wer Stunden genau abrechnet, nutzt oft ein spezialisiertes Tool wie Toggl Track mit Integration (siehe Toggl Track Free vs. Starter). Wer zwischen Toggl Track und Clockify schwankt, findet die Unterschiede bei Gratis-Tarif, abrechenbaren Stundensätzen und Rechnungen im Abschnitt Toggl oder Clockify?.
ClickUp oder Notion?
| ClickUp | Notion | |
|---|---|---|
| Stärke | Aufgaben, Abhängigkeiten, Fristen | Dokumente, Wissen, flexible Datenbanken |
| Einstieg bezahlt | Unlimited 7 $ (jährlich) | Plus 10 $ (jährlich) |
| Lernkurve | steil wegen Funktionsvielfalt | mittel |
Wer vor allem Aufgaben und Fristen verwaltet, ist mit ClickUp gut bedient. Wer Wissen, Notizen und Projekte in einem flexiblen System will, eher mit Notion (siehe Notion AI Preise).
ClickUp oder Trello? Die Tarife im direkten Vergleich
Trello ist das klassische Kanban-Board von Atlassian und wird oft als schlankere Alternative zu ClickUp genannt. Die Zahlen unten stammen von den Preisseiten beider Anbieter (Trello: Abruf 31.10.2026; ClickUp: wie oben, Stand Okt 2026), jeweils in US-Dollar pro Nutzer und Monat.
| ClickUp | Trello | |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | Free Forever: 60 MB Speicher insgesamt | Free: bis 10 Boards und 10 Mitarbeitende pro Workspace, Speicher unbegrenzt (max. 10 MB pro Datei), 250 Automations-Ausführungen pro Monat |
| Einstiegstarif (jährlich / monatlich) | Unlimited 7 $ / 10 $ | Standard 5 $ / 6 $: unbegrenzte Boards, Custom Fields, 250 MB pro Datei, 1.000 Ausführungen |
| Nächster Tarif | Business 12 $ / 19 $ | Premium 10 $ / 12,50 $: Kalender-, Zeitleisten-, Tabellen- und Dashboard-Ansicht, unbegrenzte Ausführungen |
| Grundprinzip | Listen, Aufgaben, Dokumente, Ziele in einem Tool | Boards mit Karten (Kanban), Erweiterungen über Power-Ups |
Faustregel: Wer wenige Kundenprojekte als Spalten „Offen – In Arbeit – Beim Kunden – Erledigt“ abbildet und Dateien anhängen will, kommt mit Trello Free oft weiter als mit ClickUp Free, weil das 60-MB-Limit entfällt (ab 10 Boards wird es kostenpflichtig). Wer Abhängigkeiten, Zeiterfassung und Dokumente in einem Tool braucht, ist mit ClickUp näher dran. Beide sind US-Anbieter: Für Kundendaten gilt der Abschnitt Datenschutz unten genauso (siehe auch AVV-Checkliste für SaaS-Tools).
Visuelle Planung
Für Workshops und visuelle Planung mit Kunden ergänzt ein Whiteboard wie Miro das Projektmanagement (siehe Miro mit Kunden).
Datenschutz
ClickUp ist ein US-Anbieter. Für Kundendaten AVV abschließen und die Übermittlungsgrundlage prüfen. Keine sensiblen Daten in öffentliche Ansichten.
Automationen sinnvoll nutzen
ClickUp bietet eingebaute Automationen nach dem Muster „Wenn … dann …“. Für Freelancer nützlich sind zum Beispiel:
- Wenn der Status auf „Beim Kunden“ wechselt, Fälligkeitsdatum auf in drei Tagen setzen (Erinnerung für Nachfassen).
- Wenn eine Aufgabe „Rechnung“ erstellt wird, dich selbst zuweisen und Priorität hoch setzen.
- Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, Hauptaufgabe auf „Erledigt“ setzen.
Die Anzahl der Automations-Ausführungen pro Monat ist je nach Tarif begrenzt; Details stehen auf der Preisseite. Fang mit zwei oder drei Regeln an. Für Abläufe zwischen ClickUp und anderen Tools wie Rechnungsprogramm oder CRM eignen sich externe Dienste wie Make.
Tipp für den Start: Importiere nicht alte Projekte, sondern beginne mit den laufenden. Nach zwei Wochen siehst du, welche Felder und Ansichten du wirklich nutzt, und kannst den Rest wieder entfernen.
Anbieterseiten
ClickUp öffnen Profil
Notion AI öffnen Profil
Miro öffnen Profil
Toggl Track öffnen Profil
FAQ
Ist ClickUp kostenlos?
Ja, Free Forever kostet nichts, hat aber laut ClickUp nur 60 MB Speicher insgesamt.
Was kostet ClickUp Unlimited?
7 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher, 10 $ bei monatlicher Zahlung.
Kann ich Kunden in ClickUp einladen?
Ja, als Gäste mit eingeschränkten Rechten; Umfang je nach Tarif.
Ist Trello günstiger als ClickUp?
Laut den Preisseiten startet Trello Standard bei 5 $ pro Nutzer und Monat (jährlich), ClickUp Unlimited bei 7 $. Trello Free erlaubt bis zu 10 Boards pro Workspace, ClickUp Free hat 60 MB Speicher insgesamt.
Ist ClickUp zu komplex für Freelancer?
Es hat viele Funktionen, aber eine schlanke Struktur mit wenigen Listen funktioniert gut.
Quellen (Stand Okt 2026)
Weiterlesen
- Notion AI 2026: Was kostet die KI und welcher Tarif lohnt sich?
- Miro mit Kunden: Whiteboards für Workshops, Briefings und Feedback
- Notizen-System für Freelancer: Struktur mit Notion, ClickUp & Co.
- Zeiterfassung für Freelancer: Toggl Track Free oder Starter?
- Der schlanke Freelancer-Stack: Angebot → Termin → Rechnung