Recherche-Ratgeber · Vergleiche

Fathom oder Fireflies? Gratis-Limits, Speicher und Preise für Freelancer

Recherche-Ratgeber · Stand Oktober 2026 · kein Praxistest · veröffentlicht 25.10.2026 · 7 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Tool-Vergleiche für Freelancer: Alle „X vs. Y“-Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Fathom und Fireflies.ai sind zwei der bekanntesten KI-Notetaker. Beide zeichnen Calls in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf, schreiben ein Transkript und fassen das Gespräch zusammen. Beide haben einen Gratis-Tarif. Die Unterschiede liegen im Kleingedruckten: beim Speicher, bei der maximalen Meeting-Länge und beim Preis des ersten bezahlten Tarifs. Dieser Vergleich stützt sich auf die Preisseiten und Hilfecenter beider Anbieter sowie auf deutschsprachige Vergleiche aus dem Jahr 2026. Er ist eine Recherche, kein Praxistest. Die Qualität der Transkripte haben wir nicht selbst geprüft.

Kurzantwort

Du willst dauerhaft gratis arbeiten und alle Calls aufheben: Fathom. Laut Fathom sind Aufnahmen, Transkripte und Speicher im Free-Tarif unbegrenzt.
Du willst den günstigsten bezahlten Tarif: Fireflies. Pro kostet 10 $ pro Platz und Monat im Jahresabo, Fathom Premium 16 $.
Du brauchst Meetings vor Ort, Datei-Uploads oder viele Sprachen: eher Fireflies. Es nennt eine Android- und iOS-App, Datei-Upload und über 100 Sprachen, die meisten davon in der Beta.

Die Tarife nebeneinander

Frage	Fathom	Fireflies
Gratis-Tarif	Free: unbegrenzte Aufnahmen, Transkripte und Speicher, sofortige Zusammenfassungen	Free: unbegrenzte Transkription, begrenzte KI-Zusammenfassungen, 400 Minuten Speicher insgesamt
Erster bezahlter Tarif	Premium: 16 $ pro Monat im Jahresabo, 20 $ monatlich	Pro: 10 $ pro Platz im Jahresabo, 18 $ monatlich
Team-Tarif	Team: 15 $ / 19 $ pro Nutzer, mindestens 2 Nutzer; Business 25 $ / 34 $	Business: 19 $ / 29 $ pro Platz; Enterprise 39 $ nur im Jahresabo
Speicher im Bezahltarif	unbegrenzt	Pro: 8.000 Minuten pro Platz; ab Business unbegrenzt
Maximale Meeting-Länge mit Bot	auf den gelesenen Seiten keine Grenze genannt	Free und Pro 2 Stunden, Business 3, Enterprise 4
Aufnahme ohne Bot	ja, als Beta nur auf dem Mac	ja, per Chrome-Erweiterung
Deutsch	eine von 38 Transkript-Sprachen; Zusammenfassung auf Deutsch übersetzbar	laut Fireflies vorrangig Englisch, über 100 weitere Sprachen in der Beta
Meetings vor Ort	iOS-App seit Oktober 2026	Mobile App für Android und iOS

Preise in US-Dollar laut fathom.ai/pricing und fireflies.ai/pricing bzw. dem Fireflies-Preisratgeber, Stand Oktober 2026, Steuern können hinzukommen. Speicher und Meeting-Länge laut Fireflies-Hilfecenter, Sprachen und iOS-App laut Fathom-Hilfecenter und Release Notes.

Der wichtigste Unterschied: Speicher statt Minuten

Beide werben mit unbegrenzter Transkription. Bei Fireflies Free liegt die Grenze aber beim Speicher: 400 Minuten insgesamt, und sie setzen sich laut Hilfecenter nicht monatlich zurück. Das sind etwa sieben einstündige Calls. Ist der Speicher voll, nimmt Fireflies neue Meetings zwar weiter auf, du musst aber ältere löschen, um die neuen zu öffnen. Pro hebt die Grenze auf 8.000 Minuten pro Platz.

Fathom nennt für Free und Premium unbegrenzten Speicher. Wer ein durchsuchbares Archiv aller Kundengespräche will, ohne zu zahlen, ist damit besser bedient. Ob du Gespräche so lange aufbewahren darfst, ist eine andere Frage: Lege eine Löschfrist fest, auch wenn das Tool keine erzwingt.

Zusammenfassungen und KI-Funktionen

Fathom Free liefert sofortige Zusammenfassungen. Erweiterte Zusammenfassungen mit über 15 Vorlagen, automatische Aufgabenlisten und „Ask Fathom“ für Fragen an einen Call gibt es laut Preisseite erst ab Premium.
Fireflies bündelt KI-Funktionen in AI-Credits. Die Preisseite nennt für Free „Limited AI summaries“ und 20 AI-Credits, unbegrenzte Zusammenfassungen erst ab Pro (Stand Oktober 2026). Ein Fireflies-Blogbeitrag spricht dagegen von unbegrenzten Zusammenfassungen im Free-Tarif. Maßgeblich ist die Preisseite; prüfe den aktuellen Stand im Konto. Video, Downloads, AI Skills für automatische Folgeschritte und alle Integrationen gibt es erst ab Pro.

Für Freelancer heißt das: Bei Fathom bekommst du gratis ein großes Archiv mit einfachen Zusammenfassungen. Bei Fireflies bekommst du für 10 $ im Monat mehr Automatisierung, etwa Aufgaben ins Projekttool oder Notizen ins CRM. Wie das auch ohne Upgrade geht, zeigt der Ratgeber Meeting-Notizen ins CRM.

Lange Workshops und Kundentermine vor Ort

Wer regelmäßig Workshops über zwei Stunden aufzeichnet, stößt bei Fireflies Free und Pro an die Grenze: Der Bot verlässt das Meeting laut Hilfecenter nach zwei Stunden und muss neu eingeladen werden. Fathom nennt auf den gelesenen Seiten keine solche Grenze. Für Gespräche vor Ort bietet Fireflies Apps für Android und iOS sowie den Upload von Audiodateien; Fathom hat laut Release Notes seit Oktober 2026 eine iOS-App.

Einwilligung und Datenschutz

Für beide gilt: Alle Teilnehmenden müssen der Aufnahme zustimmen, auch wenn kein sichtbarer Bot im Call sitzt. Die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Wie du die Einwilligung praktisch einholst, steht im Ratgeber Meetings aufzeichnen mit Einwilligung. Beide sind US-Anbieter. Fireflies nennt SOC 2 Type II und DSGVO-Konformität und schreibt, Kundendaten würden nicht zum KI-Training genutzt. Ob und in welchem Tarif ein AVV abgeschlossen werden kann, haben wir für keinen der beiden verifiziert. Kläre das vor dem Einsatz mit Kundendaten, etwa mit der DSGVO-Checkliste für Transkriptions-Tools. Keine Rechtsberatung.

Für wen passt was?

Fathom passt, wenn …

du ohne Abo ein dauerhaftes, durchsuchbares Archiv deiner Calls willst,
deine Meetings fast nur in Zoom, Google Meet oder Teams stattfinden,
dir eine einfache Zusammenfassung nach dem Call reicht,
du Workshops über zwei Stunden aufzeichnest.

Fireflies passt, wenn …

du ohnehin zahlen willst und der günstigste bezahlte Platz zählt,
du Ergebnisse automatisch in CRM, Slack oder Projekttools schieben willst,
du auch Audiodateien oder Gespräche vor Ort per Android-Handy transkribieren willst,
deine Calls meist unter zwei Stunden bleiben.

So entscheidest du in einer Woche

Lege in beiden Tools ein Gratis-Konto an und verbinde nur einen Kalender, ohne automatischen Beitritt zu allen Terminen.
Zeichne mit Zustimmung zwei echte Calls auf Deutsch auf, gern denselben Call parallel.
Vergleiche die Zusammenfassungen: Stimmen Namen, Zahlen und Aufgaben? Wie viel musst du nacharbeiten?
Rechne zwölf Monate durch: Fathom Premium kostet im Jahresabo 192 $, Fireflies Pro 120 $. Fathom Free kostet nichts, bremst dich aber bei Aufgabenlisten und Vorlagen.

Die Details zu den Gratis-Tarifen stehen in den Ratgebern Fathom kostenlos nutzen und Fireflies.ai Free. Einen dritten Kandidaten vergleicht Fireflies vs. Otter.ai. Beide Anbieter ändern Tarife und Kontingente regelmäßig; prüfe die Angaben vor dem Abschluss auf den Seiten der Anbieter.

Anbieterseiten

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FAQ

Ist Fathom oder Fireflies kostenlos besser?

Laut Anbietern ist Fathom Free großzügiger beim Speicher: Aufnahmen, Transkripte und Speicher sind unbegrenzt. Fireflies Free transkribiert ebenfalls unbegrenzt, speichert aber insgesamt nur 400 Minuten (Stand Okt 2026).

Was kostet Fathom im Vergleich zu Fireflies?

Fathom Premium kostet 16 $ pro Monat im Jahresabo bzw. 20 $ monatlich. Fireflies Pro kostet 10 $ pro Platz im Jahresabo bzw. 18 $ monatlich (Stand Okt 2026).

Können Fathom und Fireflies Deutsch?

Fathom nennt Deutsch als eine von 38 Transkript-Sprachen. Fireflies unterstützt laut eigener Angabe vorrangig Englisch und über 100 weitere Sprachen in der Beta. Teste die Qualität vor dem Einsatz mit einem echten Call.

Habt ihr Fathom und Fireflies selbst getestet?

Nein. Dieser Vergleich ist eine Recherche auf Basis von Anbieterangaben und öffentlichen Vergleichen, Stand Oktober 2026, kein Praxistest.

Quellen (Stand Okt 2026)

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