Recherche-Ratgeber · Meetings/Notizen

Meetings aufzeichnen und transkribieren: Einwilligung und DSGVO

Recherche-Ratgeber · Stand Okt 2026 · veröffentlicht 18.10.2026 · 7 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Meetings & Notizen für Freelancer: Alle Ratgeber zu KI-Notetakern, Protokollen und DSGVO

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

KI-Notetaker wie Fireflies, Otter oder Fathom nehmen Videocalls auf, transkribieren sie und erstellen Zusammenfassungen. Das spart viel Nacharbeit. Rechtlich bewegst du dich aber auf zwei Ebenen: dem Strafrecht, das das nichtöffentlich gesprochene Wort schützt, und dem Datenschutzrecht. Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen; er ersetzt keine Rechtsberatung.

Ebene 1: Strafrecht (§ 201 StGB)

§ 201 Strafgesetzbuch stellt es unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufzunehmen. Ein Kundencall, ein Teammeeting oder ein Beratungsgespräch ist in aller Regel nichtöffentlich. „Unbefugt“ ist die Aufnahme, wenn die Beteiligten nicht eingewilligt haben. Die Strafandrohung reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Daraus folgt die wichtigste Regel: Ohne Zustimmung aller Teilnehmenden keine Aufnahme.

Ebene 2: Datenschutz (DSGVO)

Stimmen, Namen und Gesprächsinhalte sind personenbezogene Daten. Für ihre Verarbeitung brauchst du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, in der Praxis meist die Einwilligung. Außerdem musst du die Teilnehmenden informieren (Art. 13 DSGVO): wer aufzeichnet, wofür, welches Tool genutzt wird, wo die Daten liegen und wann sie gelöscht werden. Und weil der Notetaker-Anbieter die Daten in deinem Auftrag verarbeitet, brauchst du mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

So holst du die Einwilligung ein

Vorab in der Einladung: „Ich nutze für meine Notizen den KI-Assistenten [Tool]. Er zeichnet das Gespräch auf und erstellt ein Protokoll. Wenn du das nicht möchtest, gib mir bitte kurz Bescheid.“
Zu Beginn des Calls: Noch einmal mündlich fragen, bevor die Aufnahme startet. Die Zustimmung sollte in der Aufnahme selbst hörbar sein.
Bei Nein: Bot entfernen und von Hand mitschreiben. Ein Nein darf keine Nachteile haben.
Neue Teilnehmende: Wer später dazukommt, muss ebenfalls zustimmen.

Was die Tools anbieten

Tool	Gratis-Tarif (laut Anbieter)	Einstiegstarif	Serverstandort/AVV
Fireflies.ai	unbegrenzte Transkription, begrenzte KI-Zusammenfassungen, 400 Min. Speicher	Pro 10 $/Nutzer jährlich, 18 $ monatlich	in unserer Recherche nicht verifiziert
Fathom	unbegrenzte Aufnahmen und Transkriptionen	Premium ca. 16 $/Monat jährlich	nicht verifiziert
Otter.ai	Free-Tarif vorhanden	Paid	nicht verifiziert

Die meisten Notetaker treten dem Meeting als sichtbarer Bot bei, was Transparenz schafft. Das ersetzt aber nicht die Einwilligung. Prüfe vor dem Einsatz mit Kundendaten, wo der Anbieter die Daten speichert und ob ein AVV verfügbar ist – bei US-Anbietern zusätzlich, ob er unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist.

Besondere Vorsicht

Berufsgeheimnisträger: Ärzte, Anwälte, Steuerberater oder Psychologen unterliegen zusätzlichen Verschwiegenheitspflichten. Hier reicht eine einfache Einwilligung oft nicht aus.
Bewerbungsgespräche und Mitarbeitergespräche: Machtgefälle machen eine freiwillige Einwilligung fraglich.
Automatischer Beitritt: Manche Tools treten automatisch allen Kalender-Meetings bei. Schalte das ab oder beschränke es auf interne Termine.
Weitergabe: Protokolle nicht automatisch an alle Teilnehmenden oder Dritte verschicken, ohne das vorher zu klären.

Löschen nicht vergessen

Lege fest, wie lange Aufnahmen gespeichert bleiben. Oft reicht es, das Protokoll zu behalten und die Audiodatei nach kurzer Zeit zu löschen. Weniger gespeicherte Daten bedeuten weniger Risiko.

Formulierungsvorschlag für die Einladung

„Damit ich mich ganz auf unser Gespräch konzentrieren kann, nutze ich einen KI-Notizassistenten. Er nimmt den Call auf, erstellt ein Transkript und eine Zusammenfassung. Die Daten verarbeitet [Anbieter] in meinem Auftrag; die Aufnahme lösche ich nach [Frist]. Wenn du nicht einverstanden bist, sag mir einfach Bescheid – dann schreibe ich klassisch mit.“ Passe Anbieter, Speicherort und Frist an dein Setup an.

Anbieterseiten

Affiliate-Hinweis (Werbung): Links mit Partnerstatus sind als „sponsored“ markiert. Für dich ändert sich der Preis nicht.

Fireflies.ai öffnen Profil
Fathom öffnen Profil
Otter.ai öffnen Profil

FAQ

Darf ich Kundencalls ohne Zustimmung aufnehmen?

Nein. Die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Hole die Zustimmung aller Teilnehmenden ein.

Reicht es, wenn der Bot im Meeting sichtbar ist?

Nein. Sichtbarkeit schafft Transparenz, ersetzt aber keine Einwilligung.

Brauche ich einen AVV mit dem Notetaker-Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet.

Wie lange darf ich Aufnahmen speichern?

So lange, wie es für den Zweck nötig ist. Lege eine Löschfrist fest und informiere die Teilnehmenden darüber.