Datenschutzerklärung und KI-Tools: Was du ergänzen musst
Immer mehr Selbstständige setzen KI-Tools ein – als Chatbot auf der Website, als Meeting-Assistent oder zum Beantworten von Kundenanfragen. Sobald dabei personenbezogene Daten von Kunden oder Website-Besuchern verarbeitet werden, gehört das in die Datenschutzerklärung. Dieser Ratgeber zeigt, wann eine Ergänzung nötig ist und was sie enthalten muss. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
Wann KI-Tools in die Datenschutzerklärung gehören
| Einsatz | Betroffene | In die Datenschutzerklärung? |
|---|---|---|
| Chatbot auf der Website | Website-Besucher | ja |
| Meeting-Assistent in Kundencalls | Kunden, Interessenten | ja (bzw. Information vor dem Call) |
| KI-Entwürfe für Kundenmails mit echten Daten | Kunden | ja |
| KI für eigene Texte ohne Personenbezug | niemand | nein |
| KI-Bilder für den Blog | niemand | nein |
Pflichtangaben nach Art. 13 DSGVO
Für jede Verarbeitung musst du informieren über:
- Zweck der Verarbeitung (z. B. Beantwortung von Anfragen über den Chatbot)
- Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung, Vertragsanbahnung oder berechtigtes Interesse)
- Empfänger (Anbieter des Tools, ggf. dessen KI-Dienstleister)
- Drittlandübermittlung und deren Grundlage
- Speicherdauer
- Rechte der Betroffenen, Widerspruchs- bzw. Widerrufsmöglichkeit
Baustein: Chatbot auf der Website
„Auf unserer Website bieten wir einen Chat-Assistenten an, der Fragen zu unseren Leistungen automatisiert beantwortet. Anbieter ist [Name, Adresse]. Wenn Sie den Chat nutzen, werden Ihre Eingaben und technische Daten an den Anbieter übermittelt und dort verarbeitet, um eine Antwort zu erzeugen. Rechtsgrundlage ist [Art. 6 Abs. 1 lit. a/b/f DSGVO]. [Angaben zur Drittlandübermittlung.] Die Gesprächsverläufe werden [Dauer] gespeichert. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten ein.“
Der Baustein ist ein Ausgangspunkt, kein fertiger Text. Die Platzhalter musst du für dein Tool füllen, etwa für Chatbase, und die Rechtsgrundlage passend wählen.
Baustein: Meeting-Assistent
„Mit Ihrer Einwilligung zeichnen wir Online-Besprechungen auf und lassen sie durch [Anbieter] transkribieren und zusammenfassen, um Ergebnisse und Aufgaben zu dokumentieren. Die Aufzeichnung wird nach [Frist] gelöscht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.“
Weil eine Aufnahme ohne Einwilligung nach § 201 StGB strafbar sein kann, reicht der Text in der Datenschutzerklärung allein nicht – frag zu Beginn jedes Calls nach. Siehe Meetings aufzeichnen.
Zusätzlich: KI-Hinweis nach AI Act
Seit 2. August 2026 verlangt Art. 50 AI Act, dass Menschen informiert werden, wenn sie direkt mit einem KI-System interagieren – es sei denn, das ist offensichtlich. Für einen Website-Chatbot bedeutet das einen Hinweis direkt im Chatfenster, nicht nur in der Datenschutzerklärung. Mehr in AI Act: Kennzeichnungspflicht.
Was du vorher klären musst
- Gibt es einen AVV mit dem Anbieter – auch für deinen Tarif? (AVV-Checkliste)
- Werden Daten in ein Drittland übermittelt? Auf welcher Grundlage?
- Nutzt der Anbieter die Daten zum Training? Lässt sich das abschalten?
- Wie lange werden Verläufe gespeichert, kannst du sie löschen?
- Werden Cookies oder ähnliche Techniken gesetzt (Einwilligung nach § 25 TDDDG)?
Tools ohne passenden Vertrag
Bei Privat-Tarifen von ChatGPT gibt es laut OpenAI kein DPA. Wenn du dort Kundendaten verarbeitest, kannst du das kaum datenschutzkonform beschreiben. Besser: Daten vorher anonymisieren oder einen Business-Tarif nutzen.
Generatoren und Muster
Datenschutz-Generatoren bieten oft Bausteine für bekannte Tools. Prüfe, ob der Baustein zum aktuellen Stand des Tools passt – Anbieter ändern Serverstandorte und Unterauftragsverarbeiter regelmäßig. Ein jährlicher Abgleich mit deiner Dienstleister-Übersicht hilft.
Prüfliste
- Alle KI-Tools mit Personenbezug erfasst
- Für jedes Tool Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Drittland, Speicherdauer genannt
- Chatbot mit KI-Hinweis im Fenster
- Einwilligungsprozess für Aufnahmen
- Datum der letzten Aktualisierung
Anbieterseiten
Chatbase öffnen Profil
Fathom öffnen Profil
ChatGPT öffnen Profil
FAQ
Muss ChatGPT in meine Datenschutzerklärung?
Nur, wenn du darüber personenbezogene Daten von Kunden oder Besuchern verarbeitest.
Reicht ein Hinweis in der Datenschutzerklärung für einen Chatbot?
Nein. Nach Art. 50 AI Act gehört ein KI-Hinweis direkt in die Interaktion, zusätzlich zur Datenschutzerklärung.
Welche Rechtsgrundlage gilt für einen Chatbot?
Je nach Gestaltung Einwilligung, Vertragsanbahnung oder berechtigtes Interesse. Im Einzelfall prüfen.
Wie oft sollte ich die Datenschutzerklärung prüfen?
Bei jedem neuen Tool und mindestens einmal im Jahr.
Quellen (Stand Okt 2026)
Weiterlesen
- AVV-Checkliste: Auftragsverarbeitung mit SaaS-Tools richtig regeln
- Chatbot auf der Website: DSGVO, AI Act und TDDDG in der Praxis
- AI Act: Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte seit 2. August 2026
- Transkriptions-Tools und DSGVO: Checkliste vor dem ersten Kundencall