Recherche-Ratgeber · Marketing/Mail

Online-Formulare und DSGVO: Kontakt- und Anfrageformulare richtig bauen

Recherche-Ratgeber · Stand Oktober 2026 · kein Praxistest · veröffentlicht 23.10.2026 · aktualisiert 31.10.2026 · 9 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Marketing & Newsletter für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Okt 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Ein gutes Anfrageformular ist für Freelancer oft der wichtigste Baustein der Website: Es sammelt Projektinfos, bevor das erste Gespräch stattfindet, und spart Hin-und-her-Mails. Gleichzeitig ist es eine Stelle, an der personenbezogene Daten entstehen – mit allen Pflichten der DSGVO. Dieser Ratgeber zeigt, was die Datenschutzaufsicht zu Formularen sagt, wie du Pflichtfelder sinnvoll wählst und worauf du bei Formular-Tools achtest. Als Beispiel dient Tally, ein Formular-Baukasten aus Belgien, den wir neu ins Verzeichnis aufgenommen haben. Die Angaben beruhen auf Anbieter- und Behördenseiten, nicht auf eigenen Tests.

Die drei Grundregeln der Aufsichtsbehörden

1. Verschlüsselte Übertragung

Formulardaten müssen verschlüsselt übertragen werden; auf Websites heißt das HTTPS mit TLS. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen und der LfDI Baden-Württemberg weisen darauf hin, dass ein Formular ohne Transportverschlüsselung nicht dem Stand der Technik entspricht. Bei eingebetteten Formularen eines Drittanbieters muss auch dessen Verbindung verschlüsselt sein.

2. Datenminimierung

Fragen nur, was du für den Zweck brauchst. Für eine Kontaktanfrage reichen in der Regel eine Kontaktmöglichkeit (meist die E-Mail-Adresse) und die Nachricht als Pflichtfelder. Telefonnummer, Firma oder Budget kannst du als freiwillige Felder anbieten – klar als „optional“ markiert. Wer jede Zeile zur Pflicht macht, verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung und verliert nebenbei Anfragen.

3. Information direkt am Formular

Wer Daten erhebt, informiert nach Art. 13 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung. In der Praxis: ein kurzer Hinweis am Formular („Wir verwenden deine Angaben nur zur Bearbeitung der Anfrage“) plus Link zur Datenschutzerklärung. Eine zusätzliche Einwilligungs-Checkbox ist für die Beantwortung einer Anfrage meist nicht nötig, weil die Verarbeitung der Anbahnung eines Vertrags oder deinem berechtigten Interesse dient. Anders ist es, wenn du die Adresse auch für einen Newsletter nutzen willst – dafür brauchst du eine eigene, freiwillige Einwilligung und ein Double-Opt-in.

Eigenes Formular oder Formular-Tool?

Ein Formular direkt auf der eigenen Website (etwa über das CMS) hält die Daten auf deinem Server. Ein externes Tool bietet dafür Logik, Datei-Uploads, Auswertung und Integrationen. Dann ist der Anbieter dein Auftragsverarbeiter, und du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – siehe AVV-Checkliste für SaaS-Tools. Prüfe außerdem den Speicherort, die Unterauftragsverarbeiter und ob du Daten löschen und exportieren kannst.

Beispiel Tally: was der Anbieter angibt

Sitz und Speicherort: Laut Tally-Hilfe sitzt das Unternehmen in Belgien; Formulardaten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert und liegen in Europa.
AVV: Mit der Annahme der AGB stimmen professionelle Nutzer laut Tally dem Data Processing Agreement zu; eine separate Unterschrift ist nicht nötig.
Unterauftragsverarbeiter: Neben Hosting bei Google Cloud und Cloudflare nennt Tally Dienste wie SendGrid (E-Mail-Benachrichtigungen) und Stripe (Zahlungsformulare) als opt-in. Wer diese Funktionen aktiviert, sollte die Länderangaben in der Liste prüfen und in der Datenschutzerklärung erwähnen.
Löschung: Gelöschte Antworten entfernt Tally laut Hilfe innerhalb von 90 Tagen auch aus Backups. Automatische Löschfristen gibt es erst im Business-Tarif.
Preise laut tally.so/pricing (Oktober 2026): Free mit unbegrenzten Formularen und Einsendungen im Rahmen der Fair-Use-Regeln, Pro 20 €/Monat (u. a. ohne Tally-Branding, eigene Domain), Business 65 €/Monat (u. a. Löschfristen, E-Mail-Verifizierung).

Tally oder Typeform? Die Tarife im direkten Vergleich

Typeform ist die bekannteste Alternative zu Tally. Die folgende Übersicht stützt sich nur auf die Preis- und Hilfeseiten der Anbieter (abgerufen am 31.10.2026, Preise in US-Dollar wie dort angezeigt, Steuern hier nicht verifiziert) – nicht auf einen eigenen Test.

Punkt	Tally	Typeform
Gratis-Tarif	Unbegrenzte Formulare und Einsendungen im Rahmen der Fair-Use-Regeln, inklusive Logik, Datei-Uploads und Webhooks	Free-Tarif mit Grundfunktionen und begrenzter Zahl an Antworten pro Monat
Einstiegs-Bezahltarif	Pro 24 $/Monat (jährlich zwei Monate gratis): ohne Tally-Branding, eigene Domain	Basic 39 $/Monat oder 28 $/Monat bei jährlicher Zahlung: 100 Antworten/Monat, 1 Nutzer, Logik, Webhooks
Ohne Anbieter-Branding	ab Pro	ab Plus (79 $/Monat oder 56 $/Monat jährlich, 1.000 Antworten/Monat, 3 Nutzer)
Datenstandort	laut Tally-Hilfe Europa	Wahl zwischen US- und EU-Rechenzentrum nur im Enterprise-Tarif
Automatische Löschfristen	Business 74 $/Monat	hier nicht verifiziert

Faustregel: Für ein Anfrageformular mit wenigen Einsendungen reicht oft Tallys Gratis-Tarif, und die Daten liegen laut Anbieter in Europa. Typeform lohnt sich eher, wenn du seine Gestaltung und Analysefunktionen gezielt brauchst – dann rechne mit dem Antwort-Limit pro Monat und prüfe Datenstandort und Unterauftragsverarbeiter mit der AVV-Checkliste. Willst du Kontakte aus dem Formular für einen Newsletter nutzen, gilt unabhängig vom Tool das Double-Opt-in.

Gutes Anfrageformular: Aufbau

Name (optional oder Pflicht, je nach Bedarf) und E-Mail (Pflicht)
Art des Projekts als Auswahlfeld – erleichtert die Einordnung
Kurzbeschreibung, gewünschter Zeitraum, Budgetrahmen (optional)
Datei-Upload nur, wenn du ihn wirklich brauchst – Uploads enthalten oft mehr Daten als gedacht
Hinweistext mit Link zur Datenschutzerklärung
Bestätigungsseite mit nächstem Schritt („Ich melde mich innerhalb von zwei Werktagen“)

Die gesammelten Infos lassen sich später für ein strukturiertes Briefing nutzen – siehe Kundenbriefing mit KI. Achte dabei darauf, keine Kundendaten ungeprüft in KI-Tools zu kopieren.

Automatisieren mit Webhooks

Formular-Tools können neue Einsendungen per Webhook oder Integration weitergeben, etwa an Zapier oder Make. So landet eine Anfrage automatisch im CRM, in einer Tabelle oder als Aufgabe im Projekttool. Wie das technisch funktioniert, erklärt Webhooks einfach erklärt. Jedes zusätzliche Tool in der Kette ist ein weiterer Empfänger der Daten – es gehört in die Datenschutzerklärung und braucht einen eigenen AVV.

Spam abwehren ohne Datenkrake

Captchas großer Anbieter übertragen oft Nutzungsdaten und können eine Einwilligung erfordern. Alternativen sind Honeypot-Felder, Zeitprüfungen oder Bot-Schutz des Formular-Anbieters. Prüfe in jedem Fall, welche Daten der Schutzmechanismus erhebt, und nenne ihn in der Datenschutzerklärung.

Anbieterseiten

Affiliate-Hinweis (Werbung): Links mit Partnerstatus sind als „sponsored“ markiert. Für dich ändert sich der Preis nicht.

Tally öffnen Profil
Zapier öffnen Profil
Make.com öffnen Profil

FAQ

Brauche ich eine Checkbox für die Datenschutzerklärung?

Für die reine Beantwortung einer Anfrage meist nicht. Ein Hinweis mit Link zur Datenschutzerklärung am Formular genügt in der Regel. Für Newsletter oder andere Zwecke brauchst du eine eigene, freiwillige Einwilligung.

Welche Felder dürfen Pflicht sein?

Nur, was für den Zweck nötig ist – bei einer Kontaktanfrage meist eine Kontaktmöglichkeit und die Nachricht. Alles andere als optional kennzeichnen.

Brauche ich mit Tally einen AVV?

Ja, Tally ist dein Auftragsverarbeiter. Laut Tally stimmen professionelle Nutzer dem Data Processing Agreement mit den AGB zu; eine separate Unterschrift ist nicht nötig.

Wo speichert Tally die Daten?

Laut Tally-Hilfe werden Formulardaten verschlüsselt in Europa gespeichert. Einige opt-in-Funktionen nutzen Dienstleister, deren Standorte du in der Unterauftragsverarbeiter-Liste prüfen solltest.

Tally oder Typeform – was ist günstiger?

Laut den Preisseiten (Abruf 31.10.2026) hat Tally einen Gratis-Tarif ohne festes Antwort-Limit im Rahmen der Fair-Use-Regeln; Typeforms Basic kostet 39 $/Monat bzw. 28 $/Monat jährlich und enthält 100 Antworten pro Monat. Ohne Branding geht es bei Tally ab Pro, bei Typeform ab Plus.

Darf ich Anfragen automatisch ins CRM übertragen?

Ja, wenn der Zweck derselbe bleibt und die beteiligten Tools in Datenschutzerklärung und AVV abgedeckt sind.