Recherche-Ratgeber · Recht/DSGVO

Löschkonzept für Freelancer: Löschfristen nach DSGVO, AO und HGB in einer Tabelle

Recherche-Ratgeber · Stand November 2026 · kein Praxistest · veröffentlicht 01.11.2026 · 8 Min · CompareAI Editorial

Teil der Themenübersicht Recht & Datenschutz für Freelancer: Alle Ratgeber im Überblick

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Recherche auf Basis öffentlicher Anbieterangaben und Gesetzestexte (Stand Nov 2026), kein Praxistest. Preise und Limits können sich ändern, prüfe sie vor dem Kauf auf der verlinkten Quelle. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die DSGVO verlangt nicht nur, dass du Daten schützt, sondern auch, dass du sie nicht ewig aufbewahrst. Gleichzeitig zwingen dich Steuer- und Handelsrecht, Rechnungen und Buchungsbelege jahrelang aufzuheben. Ein Löschkonzept bringt beides zusammen: Es legt fest, welche Daten du wie lange speicherst und wann sie gelöscht werden. Für Freelancer muss das kein dickes Dokument sein – eine Tabelle reicht oft. Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen und liefert eine Vorlage. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Die rechtliche Grundlage

Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Betroffene können Löschung verlangen, wenn die Daten nicht mehr notwendig sind, eine Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist. Ausnahmen gelten u. a., wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 Abs. 3 lit. b).
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO): Es soll „wenn möglich“ die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien enthalten.
Einschränkung statt Löschung: Läuft noch eine Aufbewahrungsfrist, werden Daten gesperrt – also nur noch für diesen Zweck aufbewahrt und nicht mehr anderweitig genutzt.

Als methodische Hilfe für Löschkonzepte wird in Deutschland häufig die Norm DIN 66398 genannt. Sie ist kostenpflichtig; für kleine Betriebe reicht ihr Grundgedanke: Datenarten bilden, Löschregeln festlegen, Startzeitpunkt der Frist definieren, Umsetzung dokumentieren.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen

Datenart	Frist	Grundlage
Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Organisationsunterlagen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen)	8 Jahre	§ 147 AO (seit BEG IV)
Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Vertragsunterlagen für mögliche Ansprüche	regelmäßig 3 Jahre ab Jahresende	Verjährung § 195, § 199 BGB
Abgelehnte Bewerbungen	Klagefrist 2 Monate (§ 15 Abs. 4 AGG); in der Praxis oft wenige Monate Speicherung	AGG, Art. 5 DSGVO
Newsletter-Kontakte	bis Abmeldung; Nachweis der Einwilligung länger	Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht)

Fristen beginnen bei AO/HGB mit Schluss des Kalenderjahres; die Praxis-Angabe bei Bewerbungen ist eine verbreitete Empfehlung, keine gesetzliche Frist.

Startpunkt der Frist

Die häufigste Fehlerquelle ist nicht die Länge, sondern der Beginn. Bei steuerlichen Unterlagen beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 darfst du also frühestens nach dem 31.12.2034 löschen. Bei Kundendaten ohne Aufbewahrungspflicht – etwa Briefing-Notizen – ist der natürliche Startpunkt das Projektende oder das Ende der Geschäftsbeziehung.

Vorlage: Löschtabelle für Freelancer

Kundenstammdaten (CRM, Rechnungstool): solange Geschäftsbeziehung besteht; danach nur Daten behalten, die auf Rechnungen stehen (Aufbewahrung über die Rechnung).
Ausgangs- und Eingangsrechnungen: 8 Jahre (Belege) in sevdesk, Lexware Office oder dem Archiv; Export vor Kündigung des Tools.
Projekt-E-Mails: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, reine Abstimmungsmails ohne steuerliche Relevanz nach Projektende plus Verjährungsfrist.
Projektdateien des Kunden: nach Abnahme und Ablauf der Gewährleistung löschen oder zurückgeben, sofern der Vertrag nichts anderes regelt.
Kontaktformular-Anfragen ohne Auftrag: nach Abschluss der Anfrage, z. B. nach 6 Monaten (eigene Festlegung).
Bewerbungen: nach Absage, Klagefrist plus Puffer.
Zugangsdaten zu Kundensystemen: sofort nach Projektende löschen bzw. Zugang sperren lassen; Passwortmanager wie Bitwarden helfen, den Überblick zu behalten.
Webserver-Logs und Analysedaten: nach den Einstellungen des Hosters bzw. Analysetools; Frist in der Datenschutzerklärung nennen.

Backups und Cloud-Tools

Gelöschte Daten leben oft in Backups weiter. Das ist nach verbreiteter Auffassung hinnehmbar, wenn Backups nach einem festen Rhythmus überschrieben werden und gelöschte Daten bei einer Wiederherstellung nicht wieder aktiv genutzt werden. Halte den Rotationszyklus fest (siehe Backup-Strategie). Bei SaaS-Tools prüfst du, ob gelöschte Datensätze in einem Papierkorb landen und nach wie vielen Tagen sie endgültig verschwinden – das steht meist im Hilfecenter oder im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Löschanfragen von Betroffenen

Verlangt jemand Löschung, hast du grundsätzlich einen Monat Zeit (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Prüfe, ob eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht; dann sperrst du die Daten und teilst das mit. Oft geht einer Löschanfrage eine Auskunftsanfrage voraus – siehe DSGVO-Auskunftsanfrage beantworten.

Umsetzung im Alltag

Einmal im Jahr, etwa im Januar, einen „Löschtag“ einplanen: alte Anfragen, Projektordner und Bewerbungen durchgehen.
Die Fristen ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten übernehmen.
Löschungen kurz protokollieren (Datum, Datenart, Umfang) – ohne die gelöschten Inhalte selbst zu notieren.
In Tools automatische Löschregeln nutzen, wo vorhanden (z. B. Aufbewahrungsrichtlinien im Mailprogramm).

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FAQ

Muss ich als Freelancer ein Löschkonzept haben?

Die DSGVO schreibt kein Dokument mit diesem Namen vor, verlangt aber Speicherbegrenzung und Löschfristen im Verarbeitungsverzeichnis. Eine Löschtabelle ist der einfachste Nachweis.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Buchungsbelege wie Rechnungen 8 Jahre nach § 147 AO, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres.

Darf ich Daten trotz Löschanfrage behalten?

Ja, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Daten werden dann gesperrt und nur noch dafür aufbewahrt.

Wie lange darf ich abgelehnte Bewerbungen speichern?

Gesetzlich relevant ist die Zwei-Monats-Frist für Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG; viele löschen nach einigen Monaten. Eine feste gesetzliche Löschfrist gibt es nicht.

Was ist mit Backups?

Backups mit festem Löschzyklus gelten als vertretbar, wenn gelöschte Daten bei einer Wiederherstellung nicht erneut genutzt werden.